Las claves para realizar la transición a ISO 9001 2015

Transición ISO 9001 2015

Durante los últimos años la norma ISO 9001 ha sufrido un proceso de revisión. La nueva versión de la norma se publicó en septiembre de 2015 y sustituye a la norma ISO 9001 2008. La intención de este artículo es ofrecer información para poder realizar la transición ISO 9001 2015 de una forma fácil y sencilla.

Existen muchos cambios en la nueva ISO 9001 2015. Los principales cambios se inducen de la adaptación del nuevo marco común para todas las normas de sistemas de gestión ISO. Este marco consiste en una estructura de alto nivel que cuenta con términos y definiciones comunes según los textos y los requisitos comunes de las diferentes normas ISO. Es un beneficio para las empresas que tienen diferentes normas ISO implementadas, ya que las pueden integrar muy fácilmente porque muchos elementos y requisitos son comunes para todas las normas. Los cambios que se encuentran relacionados con el marco común también existen otros cambios en la norma ISO 9001 2015 que son específicos. Se puede reconocer que la mayoría de los requisitos de la ISO 9001 2008 se encuentran en esta nueva edición de la norma.

Acuerdos de transición y validez de los certificados

Existe un periodo de tres años para realizar la transición ISO 9001 2015, desde la fecha en la que se publicó la nueva versión de la norma. Durante este periodo los certificado de ISO 9001 2008 seguirán siendo válidos.

Los certificados de la nueva ISO 9001 2015 sólo pueden ser emitidos por instituciones certificadoras que se encuentran acreditadas para emitir el nuevo certificado y se debe realizar una auditoría de transición ISO 9001 2015 una vez se publicó la nueva versión. Muchas empresas ya se encuentran esperando para realizar la auditoría y obtener la nueva certificación.

Podemos mencionar algunos aspectos prácticos que se relacionan con la transición ISO 9001 2015:

• Para que la validez del certificado sea continua, los certificados que han sido emitidos en 2008 tiene que cambiarse a la nueva versión antes de que finalice el periodo de 3 años con el que cuenta.
• La transición ISO 9001 2015 se puede realizar durante cualquier auditoría programada durante un periodo de tres años una vez que la empresa se encuentra lista. Es probable que se requiere para la realizar la transición de un tiempo adicional debido a la extensión de los cambios. La transición durante la auditoría de recertificación programada suele implicar menos tiempo y costo para realizar la transición. El tiempo adicional debe ser confirmado antes de realizar la auditoría programada.
• Si la transición ISO 9001 2015 se lleva a cabo durante la auditoría periódica la fecha de validez del certificado será muy consistente con la fecha de validez del certificado de 2008.
• Si la transición se lleva a cabo durante la auditoría de certificación la validez del certificado será de 3 años desde la fecha en la que expira el certificado de 2008.
• La fecha de validez de las certificaciones de ISO 9001 2008 que se emiten durante el periodo de transición tiene que corresponder con el final del periodo de transición de tres años. Esto quiere decir que ningún certificado de la versión de 2008 será válido cuando termine el periodo de transición.

Es recomendable que comience, cuanto antes, a buscar todos los cambios tan pronto como sea posible y que se tenga en cuenta los siguientes pasos para asegurar la correcta implantación:

• Familiarizarse con la nueva norma y determinar todas las brechas que tienen que abordarse para cumplir con todos los requisitos de la nueva ISO 9001 2015.
• Desarrollar un plan de implantación.
• Proporcionar capacitación y sensibilizar de forma apropiada al personal relevante y que genera un impacto en la eficacia de su empresa.
• Actualizar el sistema de gestión para cumplir con los requisitos que han sido revisados y proporciona la efectividad de la verificación.

Podemos resumir la transición ISO 9001 2015 en cuatro sencillos pasos, que son los siguientes:

1 Las empresas certificadas deben comenzar a prepararse, no es recomendable que lo dejen todo para el último día.

2 Una vez se ha publicado la nueva ISO 9001 2015, el organismo de certificación debe capacitar a sus auditores y comenzar a realizar las auditorías de transición.

3 El organismo de certificación no puede conceder ninguna certificación hasta que no esté plenamente acreditado para ellos. Esta acreditación se otorga cuando la norma ISO 9001 2015 ha sido publicada, por lo que ya se puede obtener el certificado en ISO 9001 2015.

4 En el mes de septiembre de 2018 dejará de ser válida la ISO 9001 2008, ya no estará reconocida y todos los certificados acreditados según la norma serán invalidados y anulados. Todas las certificaciones ISO 9001 2008 emitidos después de la publicación de la norma revisada expirará en septiembre de 2018. Una empresa certificada según la norma ISO 9001 2008 perderá su certificado y deberá comenzar de nuevo todo el ciclo de certificación.

Software ISO 9001

Existen diferentes herramientas, como el Software ISOTools Excellence, que posibilitan la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001. Esto conlleva a la automatización de sus procesos, destacando el diseño y análisis de los mismos, consiguiendo beneficios como el ahorro de tiempo y costes.