Como iniciar el proceso de transición de su Sistema de Gestión de Calidad a ISO 9001 2015

ISO 9001 2015

Para que se siga fortaleciendo e impulsando la cultura de la calidad y la eficacia de la ejecución de todos los procesos administrativos y docentes, Rubén Reyes Córdoba, Rector de la Universidad Autónoma de Tlaxcala (UAT), ha presidido el inicio de los trabajos de inducción al Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001 2015, gracias a la participación de los representantes de la diversas áreas de la Institución, en la instalaciones de Residencia Universitaria.

Para poder dirigir el mensaje, desde el año 2006, se empezó en la Casa de Estudios con la gran labor de diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Calidad, y desde entonces se ha fomentado la cultura en la materia, se refleja en los espacios universitarios, se mejora la infraestructura y atendiendo de forma rápida a los estudiantes por lo que hoy en día se encuentra en un proceso de transición hacía la nueva ISO 9001 2015.

Se establece un proceso de actualización, al cual se someterá al Sistema de Gestión de Calidad, convirtiéndose en un excelente momento para observar los avances registrados, las áreas de oportunidad y todas las debilidades que se deben convertir en fortalezas.

Rubén Reyes apunta que este cambio en la norma ISO 9001, abarcará la puesta en marcha de un instrumento para identificar el clima organizacional de la Autónoma de Tlaxcala, ya que toma en consideración la norma Mexicana de Igualdad Laboral y No Discriminación, que comprende todos los aspectos relacionados con:

• El reclutamiento y selección de personal
• Formación y capacitación
• Permanencia y ascenso
• Corresponsabilidad en la vida laboral
• Familiar y personal
• El clima laboral
• Respecto por la diversidad
• Mejorar la condiciones de trabajo

Con todas estas acciones, se cumple con el compromiso que existe con la calidad en cuanto a la formación de profesionales competitivos y altamente calificados en beneficio de la sociedad tlaxcalteca.

El Coordinador Institucional de Gestión de la calidad le da la bienvenida a esta actividad, se refiere a la evolución de este nuevo esquema de aplicación de la norma ISO 9001, ya que mejora todas las oportunidades para mantener la ruta a la mejora continua.

Se detallan todas las actividades que realizan durante la primera mitad del año, ya que a todos los responsables de esta labor se involucrarán en cuanto al efecto de aplicar de forma oportuna los nuevos registros, aspectos y objetivos medulares.

A esta reunión se une la representante del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Autónoma de Tlaxcala, además del responsable de conducir el proceso de transición a la nueva ISO 9001 2015, siendo un miembro de la Entidad Latinoamericana de Consultoría Educativa que es una red de consultores, docentes, investigadores y evaluadores especializados en procesos institucionales que se relacionan con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

En los últimos años la norma ISO 9001 ha atravesado un proceso de revisión. La publicación en el mes de septiembre de 2015 de la norma ISO 9001 2015, se convirtió en un gran importante ya que sustituyó a la ISO 9001 2008. La intención de estas líneas es darte un poco de información sobre los cambios que ha sufrido y como realizar la transición.

Existen cambios sustanciales en la nueva ISO 9001 2015. Los principales cambios son en gran medida introducidos por la adaptación del nuevo marco común para todas las normas del Sistema de Gestión de Calidad. Dentro de este marco existe una estructura de alto nivel común para todos los términos y definiciones según los requisitos comunes. Aparte de todos los cambios relacionados con el marco común también existen otros cambios en la norma ISO 9001 2015 que son más específicos. Sin embargo, también se aprecia que la mayoría de los requisitos de la edición de 2008 se mantiene en la nueva edición.

Acuerdos de transición y validez de los certificados

Existe un periodo de transición de 3 años desde la fecha de publicación de la norma ISO 9001 2015. En este periodo los certificados de la edición ISO 9001 2008 seguirán siendo válidos.

Los certificados de la nueva ISO 9001 2015 sólo pueden ser emitidos por las entidades de certificación que se encuentren acreditadas para ello, ya que deberán realizar una auditoría de transición que haya sido realizada después de la publicación de la nueva norma ISO 9001 2015. Tiene el objetivo de obtener la acreditación, tanto como sea posible después de la publicación, esto en función a la programación de acreditación realizada.

Algunos datos prácticos relacionados con la transición del certificado:

Para que la validez del certificado sea continua, los certificados que han sido emitidos en la edición de 2008 tiene que ser cambiados a la nueva versión antes de finalice el período de transición de 3 años.

La transición se puede hacer durante cualquier auditoría programada en el periodo de 3 años, una vez que su empresa se encuentre lista. Es probable que se requiera para la transición algún tiempo adicional debido a la extensión de los cambios. La transición puede realizarse durante una auditoría de recertificación que haya sido programada, lo que implica menos tiempo y costo que la transición en una auditoría periódica programada. El tiempo adicional será confirmado antes de la auditoría programada.

Si la transición se lleva a cabo durante la auditoría periódica la fecha de validez del certificado será consistente con la fecha de validez del certificado de la versión de 2008.

Si la transición se realiza durante la auditoría de recertificación la validez del certificado será de 3 años desde la fecha en la que expira el certificado de 2008.

La fecha de validez de las certificaciones ISO 9001 2008 que han sido emitidas durante el periodo de transición se debe corresponder con el final de periodo de transición de tres años. Esto quiere decir que ningún certificado será válido una vez que se acabe el periodo de transición.

Le recomendamos que comience a aplicar los cambios tan pronto como sea posible y que tenga en cuenta todos los pasos para asegurarse de la correcta implementación:

• Se tiene que familiarizar con la nueva norma y determinar las brechas que deben abordarse para cumplir con los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015.
• Desarrollar un plan de implantación.
• Proporcionar la capacitación y la sensibilización apropiadas para el personal relevante y que tiene un impacto en la eficacia de su empresa.
• Actualizar el sistema de gestión para cumplir los requisitos revisados y proporcionar la efectividad de la verificación.

Software ISO 9001

Existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que realizan este trabajo de automatización, aportando beneficios como resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en el medio ambiente, facilidad en la toma de decisiones, gestión del conocimiento o el ahorro de tiempos y costes.