¿Cuánto tiempo se necesita para implantar un Sistema de Gestión de Calidad?

Sistema de Gestión de Calidad

Cuando se quiere implementar un Sistema de Gestión de Calidad según los requisitos de la norma ISO 9001 2015, es posible que se pregunte cuanto tiempo va a necesitar. No hay una respuesta sencilla a esta pregunta porque la norma ISO 9001 difiere mucho de una empresa a otra, aunque existe una serie de cosas que puede hacer para obtener una buena idea de lo que hay que hacer y cuánto tiempo se tardará.

¿Cuánto tiempo tardará?

El período de tiempo de aplicación puede variar de una empresa a otra, pero el tamaño de la organización es a menudo un gran factor de predicción del tiempo que se necesita para poner en práctica la norma ISO 9001 2015. Algunas reglas generales serían:

• Las empresas pequeñas hasta 50 trabajadores pueden implantar la norma ISO 9001 2015 en unos 6 meses.
• Las empresas medianas de hasta 500 trabajadores la pueden implementar en 8 o 2 meses.
• Las empresas grandes pueden necesitar entre 12 y 15 meses.

Todas estas estimaciones no incluyen ningún tiempo requerido para operar con su Sistema de Gestión de Calidad antes de la auditoría de certificación según lo dictado por el organismo de certificación. El tiempo que se necesita para operar con su Sistema de Gestión de Calidad y llevar a cabo las tareas que han sido fijadas por el organismo de certificación, es decir, todos los organismos de certificación tienen un plazo de tiempo determinado para que el Sistema de Gestión de Calidad se encuentre operativo y se acumulen los riesgos para que sean capaces de auditar y determinar la conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Los plazos difieren entre los organismos de certificación, aunque nunca espere que sean menos de seis meses.

¿Cómo se puede acelerar la ejecución?

La actividad más importante que existe para acelerar la ejecución es el apoyo de gestión. Cuando la administración se encuentra detrás de la puesta en práctica, nos encontramos obstáculos que se pueden eliminar con mayor o menor facilidad. Además, si ya tienen muchos procesos y procedimientos existentes, o si ya tiene otro sistema de gestión es posible encontrar el tiempo necesario para ponerlo en práctica.

Se deben tener en cuenta algunas cosas sencillas sobre cómo calcular cuánto tiempo se tarda en aplicar la norma ISO 9001:

Analizar las deficiencias a fondo

Es una herramienta clave para establecer lo que hay que hacer, realizar un buen análisis de las deficiencias es crítico al decidir cuánto necesita durante su aplicación. Esto suele ser lo mejor para comenzar cuando se trata de determinar la cantidad de trabajo que supondrá la aplicación de los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Con una herramienta de análisis de las deficiencias, se compara lo que ya tiene en su lugar su organización con los requisitos de la norma ISO 9001 2015, además se identifican los procesos y los procedimientos que ya tiene en el lugar que cumple con los requisitos y lo que le falta. Se debe identificar lo que necesita para cerrar las posibles brechas.

Conocer la aplicación general

Además de realizar un análisis de la brecha entre el sistema y los requisitos, es muy importante tener un buen control sobre lo que el proceso generará. Para esto, lo mejor es consultar un buen diagrama de implementación que le dará los pasos a seguir para una implementación exitosa.

El director del proyecto realiza la aplicación correcta

Una de las mejores formas de aplicar la norma ISO 9001 2015 es tratarlo como un proyecto, por lo que esto supone tener un jefe de proyecto. Un administrador con experiencia en el Sistema de Gestión de Calidad será capaz de ayudar a su empresa a implantarlo de una manera mucho más rápida.

Pedir ayuda externa

Se necesitará mucho más tiempo para poner en práctica el proyecto si es necesario reunir toda la información sobre la aplicación, además de adquirir los conocimientos para hacer el trabajo de implantación. Una forma costosa para complementar su propio trabajo es contratar a un consultor, ya que existen muchos consultores que utilizan plantillas para sus procedimientos y pueden ayudar a que sea todo mucho más rápido.

Esto puede ser difícil de vender a la dirección de la organización, pero es importante tomar el tiempo necesario para realizar la ejecución y que no se precipiten ciertos pasos. Existen muchas formas en las que puede obtener ayuda, ya que existen como una especie de kits de herramientas que cuentan con documentos que facilitan los procedimientos necesarios, pero se deben planificar todas las cosas para obtener beneficios.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.