¿Cómo medir la eficacia de la formación según la norma ISO 9001 2015?
ISO 9001 2015
En un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) basado en la norma ISO 9001 2015, la competencia y la formación son una parte integral de la planificación y la gestión de los procesos del SGC.
Es la columna vertebral para tener un bienestar en el proceso en lugar de confiar en la documentación de manera absoluta.
Sin embargo, para que esto funcione correctamente se necesita una manera de garantizar que la formación cubre las carencias que los trabajadores tenían y hayan adquirido las competencias necesarias en el desempeño de las actividades de trabajo.
Gestión de las necesidades de formación
La gestión adecuada de las necesidades de formación es fundamental si se quiere conocer si la formación que se ha presentado es eficaz o no.
El primer paso debe ser la correcta identificación de las necesidades de formación. Al identificar adecuadamente las competencias necesarias para satisfacer la función de su proceso, sus necesidades de mejora continua y los requisitos para sus objetivos de calidad, se puede comparar las competencias que necesita contra las competencias que se tienen como punto de partida.
Tal identificación será clave para poder concluir si la formación ejecutada ha sido efectiva o no. Podremos medir resultados más fácilmente.
La medición de la efectividad del entrenamiento: Algunos ejemplos prácticos
Un ejemplo sencillo de la formación que se utiliza comúnmente en la norma ISO 9001 de implementación es la formación de la conciencia ISO 9001. Cuando haya comenzado a implementar la norma ISO 9001 2015, muy pocas personas en su organización comprenderán de lo que trata un SGC.
Inicialmente, es esencial crear conciencia y cultura de calidad en base a la norma ISO 9001 2015 entre los trabajadores, para que comprendan perfectamente qué está pasando en su organización y por qué están implantando la norma ISO 9001 2015.
Más tarde, se llevará a cabo un seguimiento durante el proceso de implantación y auditoría interna para mejorar el entendimiento por parte de los trabajadores del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad dentro de la organización.
En este punto ya podremos conocer si la capacitación ha sido efectiva o no.
Podemos poner otro ejemplo, en este caso cómo usar una formación para mejorar los procesos en un SGC.
Imaginemos que se ha identificado que uno de los objetivos de calidad es reducir los costos de realización de los procesos, haciéndolos más eficientes y eficaces.
Después de algunas investigaciones, se decide que la mejor manera de hacerlo es incrementando el número de pequeñas mejoras en los procesos mediante el uso del concepto de eficiencia en la fabricación de kaizen: una estrategia que incorpora a cada uno de los empleados necesarios para encontrar los cambios incrementales que mejoren la fabricación del proceso.
Si resulta que ninguno de los trabajadores va a entender este concepto de manufactura esbelta, se identifica así la necesidad de formación con el fin de cumplir con este objetivo de calidad.
El siguiente paso lógico es localizar el entrenamiento que se necesita a través de un proveedor de capacitación externa. Esta formación se vuelve a poner a disposición de todos los trabajadores para que entiendan en qué consiste la manufactura esbelta y, en particular, cómo funciona el kaizen.
Esto puede hacerse exclusivamente con la organización de un instructor exterior, o se puede formar a algunas personas internas que luego pueden capacitar al resto del personal en la organización.
Al final de la formación, se puede evaluar si las personas han aprendido la habilidad antes de salir de la formación, que es el primer nivel de verificación de la eficacia.
Sin embargo, después de regresar de la formación que van a recibir los trabajadores es recomendable que comiencen a desempeñar funciones en las que puedan utilizar sus nuevas habilidades.
Por ejemplo, una de las herramientas puede ser una Blitz Kaizen, donde un pequeño grupo de individuos trabajará en un proceso para encontrar maneras de mejorar en un corto periodo de tiempo. Éstas generarán mejoras y ahorro de costes en los posteriores procesos.
Durante este tiempo, recogerá los datos en cuanto a los ahorros de costes que se han generado por estas mejoras en los procesos. Después de un período de tiempo, estos datos mostrarán el nivel en el que los trabajadores han sido capaces de poner en práctica su nueva formación hacia su objetivo de reducir el coste de realización de los procesos, haciéndolos más eficientes y eficaces.
Software ISO 9001
La mejor solución para lograr un plan de calidad perfecto y a prueba de errores es la automatización del Sistema de Gestión de Calidad. Esto es posible gracias a herramientas como el Software ISOTools Excellence, el cual está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de la norma ISO 9001, entre muchas otras funciones.
