Cómo gestionar el conocimiento de la organización de acuerdo con la norma ISO 9001 2015

ISO 9001 2015

Cuando va a implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) bajo los requisitos de la norma ISO 9001 2015, se pide que considere el conocimiento que la organización necesita y cómo mantenerlo. A continuación se muestra un poco más sobre este nuevo requisito y cómo puede resolverse dentro de su SGC.

¿Cuál es el conocimiento de la organización?

Bajo el título general de ayuda y el subencabezamiento de los recursos, los requisitos sobre el conocimiento de la organización se encuentran en la cláusula 7.1.6. Se agrupa con otros recursos, como las personas, la infraestructura, el medio ambiente, las operaciones y los recursos de monitoreo y medición. Por lo tanto, los requisitos son para destacar que el conocimiento de la organización es uno de los recursos más importantes que una empresa debe comprender y controlar.

Hay algunas notas en la norma ISO 9001 2015 que explican lo que es conocimiento de la organización y en lo que se puede basar. En concreto, es el conocimiento específico de la organización, por lo general adquirida por la experiencia, que es utilizada y compartida para alcanzar los objetivos de la organización. Esto puede venir internamente, como la propiedad intelectual, las lecciones aprendidas del fracaso y éxitos, o los resultados de las mejoras; o puede provenir externamente de conferencias, conocimiento del cliente, o el conocimiento de proveedores.

Conocimiento de la organización: ¿Qué hace la norma ISO 9001 2015?

Los requisitos sobre el conocimiento de la organización dentro de la norma ISO 9001 2015 son tres:

• Determinar los conocimientos que necesita para operar sus procesos y hacer que sus productos y servicios cumplan con los requisitos.
• Mantener este conocimiento y hacer que esté disponible cuando sea necesario.
• Tenga en cuenta su conocimiento actual al hacer cambios y determinar cómo va a adquirir conocimientos adicionales o actualizados.

¿Cómo se puede capturar el conocimiento de la organización de su empresa?

Cada compañía tiene un conocimiento especial que los diferencia de la competencia, pero ¿cómo se capturó dentro de su empresa? Cuando este conocimiento se sienta con ciertos empleados a largo plazo y no se captura, se le llama comúnmente «conocimiento tribal», y puede estar en peligro de perderse cuando estos empleados dejan la empresa.

Así que, ¿cómo se puede capturar fácilmente el conocimiento de la organización de su empresa? Aquí están algunas ideas simples:

• Instrucciones de trabajo: Por supuesto, la manera más obvia para capturar esta información se encuentra dentro de las instrucciones de trabajo. Con las instrucciones de trabajo, queda por escrito el conocimiento de un determinado proceso, lo que facilita la comprensión del mismo.
• Listas de comprobación: Otro método de captura obvia para el conocimiento son las listas de comprobación. En este caso el conocimiento se compone de un número de cosas que se deben comprobar antes de que un trabajo se haya completado.
• La formación de paquetes: A veces solo se necesita que queden recogidos los principales puntos de un proceso, y teniendo esto en algún tipo de programa de formación puede ser la mejor manera de registrar el conocimiento.
• En el puesto de trabajo: Cuando el conocimiento no se puede escribir, puede ser beneficioso utilizar la formación en el puesto de trabajo en el que una persona con mayor experiencia transferirá el conocimiento de la organización indocumentado a los demás.
• Base de datos de conocimiento: Muchas empresas dejan lecciones aprendidas hasta el final de un programa, y esto puede significar que en los diseños, dejan de lado los beneficios de estas lecciones aprendidas hasta mucho más tarde. Puede capturar el conocimiento o los problemas o éxitos que se han producido con un producto o servicio escribiéndolos en una base de datos para su revisión durante el diseño. De esta manera, el conocimiento es capturado de inmediato y puede ser revisado cuando se creó el diseño siguiente producto.

Software ISO 9001

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