Sistema de Gestión de Calidad: Gestión del cambio en 7 pasos

ISO 9001

En cualquier Sistema de Gestión de Calidad es importante controlar los cambios. Mientras que “gestión del cambio del Sistema de Gestión de Calidad” puede sonar como una actividad compleja, se puede pensar en términos bastante sencillos que ayudarán a entender cómo esta importante actividad se ajusta a dicho Sistema de Gestión de Calidad.

¿Qué requiere la norma ISO 9001 2015?

Cuando se trata de la planificación de los cambios en el Sistema de Gestión de Calidad, los requisitos de la norma ISO 9001 son relativamente simples y breves. De hecho, hay una modesta sentencia por la cláusula 6.3 “Planificación de los cambios”, con un máximo de cuatro puntos adicionales a considerar. La frase dice: «Cuando la organización determina la necesidad de cambios en el Sistema de Gestión de Calidad, los cambios se llevarán a cabo de una manera planificada.»

Los cuatro aspectos que se destacan en los requisitos como consideraciones importantes para los cambios en el SGC son las siguientes:

• El propósito de los cambios y las consecuencias potenciales. Al hacer los planes para el cambio del Sistema de Gestión de Calidad, se necesita saber qué cambios se desean llevar a cabo. No hay necesidad de cambiar el Sistema de Gestión de Calidad por el simple hecho de hacer un cambio.
• El mantenimiento de la integridad del Sistema de Gestión de Calidad. Los procesos del Sistema de Gestión de Calidad están ahí para satisfacer las necesidades del cliente, la satisfacción del cliente y mejorar continuamente dicho sistema. Cualquier cambio que realice necesita asegurar que estos objetivos siguen sucediendo.
• Disponibilidad de recursos. Una parte de cualquier plan sobre cambios tiene que evaluar los recursos necesarios. Así como asegurarse de que pueden estar disponibles en el tiempo necesario para realizar dicho cambio.
• Efectos sobre las responsabilidades y autoridades. Mientras que las responsabilidades y autoridades para el Sistema de Gestión de Calidad no pueden cambiar, si hay responsabilidades nuevas o modificadas deben ser parte del plan. Muchos planes de cambio fallan después de la aplicación simplemente porque no hay nadie asignado para mantener el cambio después de que se lleven a cabo.

¿Cómo se hacen los cambios del SGC?

El proceso de gestión de cambios identificados en los requisitos de la ISO 9001 puede ser tan simple como un proceso de siete pasos:

• Identificar la necesidad de cambio. Se identifica que se puede mejorar la satisfacción del cliente si se implementa un proceso para la compra de materias primas en lugar de la externalización de este proceso. Esto es debido a un tiempo reducido para su procesamiento.
• Identificar el propósito del cambio y las consecuencias potenciales. El objetivo es reducir el tiempo de procesamiento y mejorar la satisfacción del cliente. Sin embargo, una consecuencia negativa podrían ser precios más altos.
• Asegurar la integridad del Sistema de Gestión de Calidad. Por ejemplo es necesario preguntarse si la inspección de entrada de materias primas tiene que cambiar debido a este nuevo proceso o no. O, también, el momento de la implementación de procesos que hay que hacer para que no haya ninguna interrupción en el flujo de materia prima que afectará el cumplimiento de los requisitos del cliente.
• Asignar recursos. Identificar los recursos necesarios para poner el plan en vigor y asignar esos recursos.
• Identificar y comunicar las modificaciones de responsabilidades. Con los nuevos trabajadores, una necesidad puede surgir para la gestión de los empleados.
• Llevar a cabo el plan. Poner el plan en marcha utilizando los recursos identificados.
• Garantizar la eficacia de la aplicación. Antes de considerar el plan para que sea completa, es importante asegurarse de que todo ha sido cubierto y comprobar que no hay problemas ya presentes que necesitan ser abordados.

Los planes pueden ser más o menos complejos, pero el proceso de planificación puede ser simple. El mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad será necesario para planificar cambios, así como otros elementos.

Plan para el cambio del Sistema de Gestión de Calidad

Los requisitos de la norma ISO 9001 tienen claro que el elemento más importante en la gestión del cambio del Sistema de Gestión de Calidad es planear para los cambios, en lugar de esperar a que sucedan. Los planes varían en complejidad, pero es importante tener en cuenta que un cambio en el Sistema de Gestión de Calidad sin un plan puede causar graves problemas que pueden afectar negativamente a la capacidad del sistema para funcionar. Con la cantidad de tiempo, esfuerzo y recursos que se ha invertido para que un Sistema de Gestión de Calidad funcione bien, sería bobo hacer cambios sin asegurarse de que será un éxito.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.