Ejecución del enfoque basado en procesos
Enfoque basado en procesos
Cuando hablamos de “proceso” estamos haciendo referencia a aquel conjunto o grupo de actividades interrelacionadas entre sí o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Dichas actividades necesitan de una cantidad de recursos como personal y materiales.
Una de las principales ventajas del enfoque basado en procesos es la gestión y el control de las interacciones entre dichos procesos. Así como en las distintas interfaces entre las diferentes jerarquías funcionales de la empresa.
Tanto los elementos de entrada como los resultados pueden ser objetos tangibles como equipos, material o componentes o, por el contrario, intangibles como energía o información. A su vez, los resultados pueden clasificarse en no intencionados, como desperdicios o contaminación o, intencionados, aquellos que se prevén conseguir.
Cualquier proceso consta de clientes y partes interesadas. Estos últimos a su vez pueden ser tanto internos como externos a la propia empresa. Tienen requerimientos y expectativas en los proyectos llevados a cabo por la organización.
Sería muy recomendable el uso de un sistema que permitiese recopilar o reunir información acerca del desempeño del proceso. Estos serían analizados con el objetivo de decidir acerca de la existencia de alguna necesidad de acción correctiva o de mejora.
Los procesos deben de alinearse con los objetivos, el alcance y la complejidad de la empresa. Así mismo tienen que estar diseñados para incorporar valor a la empresa.
Tanto la eficacia como la eficiencia del proceso pueden evaluarse mediante procesos de revisión. Estos pueden ser tanto internos como externos.
Implementación y medición de los procesos
Los procesos y las actividades deben de implementarse en la organización tal y como se planificaron previamente. De igual manera, deben de aplicarse los controles y llevarse a cabo el seguimiento tal y como se planificó.
Puede ser una buena idea que la empresa elabore un proyecto para llevar a cabo la implementación. Sin embargo este no debe limitarse a:
- Comunicación
- Toma de conciencia
- Formación
- Gestión del cambio
- Participación de la dirección
- Actividades de revisión aplicables
Análisis del proceso
En primer lugar debe de analizarse y evaluarse la información del proceso que se ha obtenido gracias a los datos aportados por el seguimiento y la medición. El propósito es el de cuantificar el desempeño del proceso. Cuando se requiera, se recomienda el uso de métodos estadísticos.
A continuación se deben comparar los resultados de la información del desempeño del proceso con los distintos requisitos previamente definidos. Esto confirmaría la eficacia y la eficiencia del proceso e identificaría la necesidad de cualquier tipo de acción correctiva.
Se deben de identificar las distintas oportunidades de mejora del proceso basado en los resultados del análisis de la información de dicho proceso.
Cuando sea conveniente es recomendable la elaboración de un informe acerca del desempeño del proceso. Este informe irá dirigido a la alta dirección así como a otras personas interesadas pertenecientes a la empresa.
Acción correctiva y mejora del proceso
Debe definirse el método de implementación de las acciones correctivas siempre que estas sean necesarias. Este método incluirá la identificación y eliminación de la causa de origen del problema. Tras esto, es recomendable revisar la eficacia de las acciones correctivas llevadas a cabo. Se implementan las acciones y se comprueba la eficacia de las mismas de acuerdo con el plan.
En el momento que se están consiguiendo los resultados del proceso previamente planificados y se está cumpliendo con los requisitos es cuando la empresa debe de enfocar los esfuerzos en acciones de mejora continua del desempeño del proceso en niveles mayores.
Dicho método de mejora debe de estar ya definido e implementado en la organización. Tras ello debe de comprobarse la eficacia de la posible mejora.
Por otro lado, las distintas herramientas para el análisis de riesgos pueden utilizarse para la identificación de problemas potenciales. La causa de origen de dichos problemas debe de identificarse y ser eliminada. De esta manera se prevé que no puedan ocurrir en el resto de procesos con riesgos identificados similares.
Una herramienta de gran utilidad para la definición, implementación y control de las acciones correctivas y las mejoras en la metodología PHVA.
La metodología PHVA es un método dinámico que puede desplegarse dentro de cada uno de los procesos de la empresa y mediante sus interacciones. Esta metodología está muy relacionada con las actividades planear, implementar, verificar y mejorar.
Se puede lograr mantener y mejorar el desempeño de los procesos a través de la aplicación del concepto PHVA a todos los niveles dentro de la empresa. Esto aplica por igual a cada uno de los procesos, desde los procesos estratégicos de alto nivel a las actividades de operación simples.
Software ISOTools Excellence
ISOTools Excellence permite agilizar y optimizar la gestión empresarial y aplicar una gestión automatizada de todos los procesos, centralizando en una única plataforma todas las actividades pertinentes para llevar a cabo una gestión integral de los procesos.
