Norma ISO 9001-2015: ¿Cuáles son las competencias de las personas que integran la organización?
Norma ISO 9001-2015
La nueva cláusula de la norma ISO 9001-2015 se limita a hablar únicamente de las personas como elemento necesaria para el sistema de gestión y sus procesos y que debe ser provisto de forma oportuna.
En las siguientes cláusulas de la norma ISO 9001-2015 se ocupa de las competencias y el entorno organizacional adecuado.
Es oportuno remarcar que uno de los siete principios de esta nueva versión es la participación de las personas.
El requisito basado en la norma ISO 9001-2015 dice lo siguiente:
Personas
La empresa debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implantación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad y para la operación y control de sus procesos.
Conceptos básicos y fundamentos asociados
Cada proceso puede involucrar un cierto número de personas para realizar las actividades asociadas.
El entorno de negocios puede influir en la necesidad de más personas en el proceso. Por ejemplo en empresas que venden por temporadas la cantidad de personal aumenta durante ciertos meses y baja cuando se termina la temporada.
Los objetivos de la empresa y la estrategia que haya decidido para conseguirlos, por lo que puede influir en la cantidad de personal que se necesite.
En esta cláusula considera que las empresas deben adaptarse de forma flexible a las circunstancias o sus propósitos, siempre contado con la cantidad adecuada de personas de tal forma que se tenga la capacidad para cumplir con los requisitos de los clientes, los legales y los reglamentarios aplicables.
Cómo implementar el requisito en la organización
Su empresa ya cuenta con información documentada asociada a reclutamiento, selección, inducción, necesidades de capacitación, polivalencias, capacitación y desarrollo, además de realizar una evaluación del desempeño, ascensos, traslados, descensos, despidos, etc.
Para cumplir con este requisito debemos revisar el procedimiento actual de recursos humanos incorporando la metodología que nuestra empresa utiliza para determinar y proporcionar las personas necesarias para la implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos.
Para determinar las personas necesarias se debe analizar cada proceso y dejar evidencia del estado actual incluyendo la necesidad o no de incorporación de personal. Una vez hecho se inicia la gestión de las incorporaciones pertinentes.
Es recomendable que de manera anual se lleve a cabo una planificación de los recursos humanos de todos los procesos teniendo en cuenta:
- El contexto organizacional
- Los productos y/o servicios prestados
- Los diferentes tipos de clientes
- Las áreas geográficas
- La articulación y la complejidad de los procesos llevados a cabo
- La competitividad de los competidores
- El nivel de innovación a alcanzar
Para cada proceso debemos conocer de forma clara las especificaciones, sus objetivos, entender su participación en el Sistema de Gestión de Calidad y cómo se adapta a las condiciones del entorno. Todo esto es necesario para conseguir una correcta planificación del recurso humano.
La planificación del recurso humano es necesario para garantizar que de manera constante y adecuada se cuente con el personal que se necesita. En esta actividad los líderes de los procesos deben determinar en un lapso de tiempo necesario para llevar a cabo las actividades y conseguir sus objetivos.
Ejemplos y casos prácticos
Las entidades de certificación cuentan con instrucciones asociadas para el servicio de certificación. Si tomamos como ejemplo una auditoría de certificación, las instrucciones especifican de forma clara que según el rubro de la empresa, la cantidad de personas, la cantidad de lugares productivos, etc. para que la auditoría se lleve a cabo en el tiempo que determine el auditor. Se puede llevar a cabo la auditoría con un solo auditor durante tres días, si hablamos de dos auditores les llevará un día y medio.
La norma es clara en referencia a las personas necesarias. No solo la cantidad es válida sino que también es competencia de las mismas. Entonces los auditores tienen que cumplir con las competencias necesarias o bien incorporar a la auditoría de los expertos técnicos que no suman días para el auditor durante la auditoría.
Los acreditadores auditan a las entidades de certificación verificando todo el proceso de auditoría.
Los acreditadores verifican que efectivamente las auditorías se hayan llevado a cabo por todas las personas que sean necesario y que disponga de las competencias requeridas.
El mismo contrato especifica la cantidad y competencias de las personas que deben llevar a cabo el trabajo en dicho sitio. Una forma de auditar la norma ISO 9001-2015 es tomar como muestra algún contrato culminado y otro que se encuentre vigente para visitarlo como parte de la auditoría. En esta auditoría se verifica:
- Que la cantidad de personal sea justamente la que especifica el contrato
- Que las competencias de las personas se correspondan con las especificadas en el contrato
- Que si hubo alguna modificación en el plantel por algún inconveniente, el personal nuevo cumpla con las especificaciones de competencias.
Software ISO 9001
Con la intención de gestionar y supervisar de una manera sencilla y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras posibles herramientas, del Software ISOTools Excellence, el cual permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios para la organización.
