Consejos para implementar la norma ISO 9001 2015 de forma exitosa en su empresa

ISO 9001

A la hora de implantar la norma ISO 9001 2015 se deben tener en consideración una serie de aspectos importantes. Durante este artículo queremos ofrecerle diferentes consejos para que realice la implementación de la norma ISO 9001 2015 de una forma correcta en su organización:

Compromiso de la alta dirección

El compromiso de la alta dirección es necesario no solo porque la norma lo exige como requisito, sino porque de esto dependen todos los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para llevar el proyecto hasta su culminación.

El compromiso de la alta dirección se refleja en la expedición de la política de calidad, la comunicación de ella a los trabajadores y la socialización de los objetivos y las metas que las empresas quieren conseguir.

Conformar un equipo de trabajo

Durante una etapa temprana, la implementación solo exige el compromiso de la alta dirección y algunas personas claves que trabajen como gestores. Una vez que el proyecto avanza es necesario designar un equipo completo de implantación:

• Representante de la administración
• Coordinadores
• Supervisores
• Representantes de todas las áreas de la organización
• Alguien dedicado al registro de todo el acontecer durante la implantación del Sistema de Gestión de Calidad

Programas de concienciación en ISO 9001

Es necesario realizar el diseño e implantación de programas de concienciación en la norma ISO 9001, como mecanismo eficiente para comunicar a los empleados el objetivo y las bondades de un Sistema de Gestión de Calidad que se encuentra basado en la norma ISO 9001 2015. De esta manera, cada una de las partes interesadas, entenderán los beneficios de la certificación para la organización, los diferentes niveles de participación en el sistema y las ventajas que ofrece para ellos mismos el aseguramiento de la calidad.

Capacitación y entrenamiento

El Sistema de Gestión de Calidad afecta a todas las áreas. Profesionales de sectores como el Marketing o Contabilidad, no tiene porque necesariamente conocer las intimidades de la norma. Sin duda, la capacitación y el entrenamiento forman parte esencial cuando se va a implantar la norma ISO 9001 2015.

Evaluación del estado inicial

Algunas de las empresas cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad, aunque este no se encuentre basado en la norma ISO 9001. Aunque no cuenten con un sistema, se han implantado acciones pendientes de mejora y asegurar la calidad.

Las hay también, que nunca se ha ocupado del tema. El paso procedente es evaluar el estado inicial de la empresa y establecer si lo poco o mucho que se haya realizado puede ser aprovechado.

El plan de implantación y su documentación

Una vez que la empresa ha evaluado su situación inicial, deberá abordar un plan de implantación documentado. Este plan exige la identificación y descripción de procesos necesarios para que el sistema cumpla con todos los requisitos del estándar ISO 9001 2015. El plan deberá incluir la asignación de responsabilidades, cronograma de actividades y tiempos límite para el cumplimiento de los objetivos.

Desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad

La documentación es el punto de inconformidad por excelencia en las empresas que emprende el camino de implantar ISO 9001 2015. La implantación del Sistema de Gestión de Calidad permite a las empresas descubrir que su documentación era inadecuada o en ocasiones, ausente. La documentación del Sistema de Gestión de Calidad deberá incluir declaraciones documentadas de la política y los objetivos de calidad, además del manual de calidad y los procedimientos debidamente registrados, de tal forma que se garantice el cumplimiento de lo planificado en el punto anterior.

Control de documentos

Una vez que se genera la documentación necesaria, es preciso crear un sistema que permita el control de los documentos. El control siendo un medio para gestionar la creación, aprobación, distribución, revisión, almacenamiento, modificación y eliminación de los diferentes documentos que se tramiten en la empresa.

Implantación del sistema

La implantación suele darse de forma simultánea con el desarrollo de la documentación. Aunque es una buena práctica, esto puede resultar mucho más eficiente en empresas de gran tamaño. En empresas de menor tamaño, por lo general la implantación se da en un solo paso.

Auditoría interna del sistema de calidad

Sea uno u otro el método de implantación, urge conocer la eficiencia del sistema y conocer los posibles fallos que pueden presentarse. La mejor forma de hacerlo es mediante la realización de una auditoría interna del sistema.

Revisión de la alta dirección

Cuando el sistema ya ha operado durante algunos meses, y ya se ha llevado a cabo la auditoría interna de calidad, es preciso que la alta dirección haga una revisión de la labor general y verifique el cumplimiento de las acciones correctivas determinadas durante la auditoría interna.

La revisión debe incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de cambios en el sistema, incluyendo la política de calidad y los objetivos.

Auditoría previa a la auditoría de certificación

Las deficiencias ya deben haber sido subsanadas antes de solicitar la auditoría de certificación. Sin embargo, antes de hacerlo, se deberá organizar una auditoría de evaluación, con un auditor independiente y calificado.

Certificación y registro

Si su empresa ya ha pasado por la auditoría interna y la auditoría de pre certificación, ya es posible afrontar la auditoría de certificación. La entidad certificadora deberá llevar a cabo una auditoría de documentos. Si los documentos cumplen con todos los requisitos del estándar de calidad, se procede a la auditoría de procesos y procedimientos. El resultado final tiene que ser la obtención del certificado por un periodo de tres años.

Mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad

La certificación de ISO 9001 2015 no es el fin. Es apenas un inicio. La empresa deberá buscar la mejora continua del sistema, ya que la norma así lo exige. Por esto, se dispone de herramientas como la política de calidad, los objetivos de calidad, las auditorías internas, el análisis de datos, las acciones correctivas y la revisión por la dirección.

Software ISO 9001

Con el objetivo de realizar de manera fácil y sencilla la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad, las distintas organizaciones hacen uso del Software ISOTools Excellence, herramienta que facilita y garantiza la correcta aplicación de la norma ISO 9001.