Contexto de la organización en ISO 9001:2015

Contexto de la organización

Hace ya 3 años que se publicó la nueva ISO 9001:2015. Las empresas ya certificadas en la versión anterior deberían haber iniciado el proceso de transición para estar acorde a los nuevos requisitos de la norma. Pero, ¿cuáles son las novedades de la nueva versión?

Una de las novedades de la norma es el requisito de conocer, analizar o determinar el contexto de la organización, ya que esto forma parte de la estrategia de gestión de calidad en una organización.

Quizá le interese este artículo que explica cómo aplicar el contexto.

Es necesario determinar ciertos aspectos dentro del contexto de la empresa como, por ejemplo:

• Definir los procesos más importantes de la empresa con un diagrama que aclare los procesos del flujo de la información a todos los trabajadores.
• Establecer los objetivos y metas no solo del contexto de la organización, sino todos los de la organización.
• Evaluar y entender el mercado, así como los clientes y partes interesadas en nuestra empresa.
• Determinar los riesgos y oportunidades.

Como podemos ver, todos estos elementos pueden afectar de manera directa o indirecta a la empresa, por ello, es necesario tener en cuenta el contexto de la organización.

¿Cómo podemos hacerlo?

Lo primero que debemos hacer para establecer el contexto de la organización es reciclar el trabajo. Es decir, si la empresa ya tenía implementado un Sistema de gestión ISO 9001 con la versión anterior ISO 9001:2008, tendremos la oportunidad de reutilizar la información que trate sobre el alcance del sistema de gestión y a la estructura de procesos.

El objetivo de esto consiste en definir claramente tanto los procesos de la organización como el alcance que el sistema de gestión anterior tenía. Una vez hecho esto, se procede a identificar los problemas tanto internos como externos que pueden afectar a la empresa. Es decir, a definir el contexto de la organización.

Manual de calidad

En la versión anterior de la norma era necesario crear un manual de calidad que en muchas ocasiones era poco práctico y demasiado extenso. Sin embargo, la nueva versión indica que no es necesario redactarlo.

Hay que decir que, un buen manual sí resultaba de ayuda en determinadas ocasiones, por lo que la solución en lugar de eliminarlo podría ser simplificarlo. Una  sugerencia de los puntos que debería contener podrían ser los siguientes.

• Quiénes somos (se puede explicar la visión empresarial).
• A qué nos dedicamos (información resumida sobre productos y servicios).
• Productos/Servicios. En este apartado se deben describir brevemente dentro del alcance del sistema de gestión.
• Cláusulas o requisitos del sistema de gestión no aplicables (como por ejemplo el diseño).
• Descripción resumida del contexto de la organización interno y externo, así como de las actividades de la empresa.

Asuntos internos y externos del contexto de la organización

El siguiente paso que debemos seguir consiste en identificar los asuntos internos y externos del contexto de la organización. Consiste en describir los elementos que podrían afectar, o estar relacionados con el objetivo de satisfacer a un cliente a la hora de prestar un servicio o entregar un producto.

Los elementos internos a tener en cuenta para identificar el contexto son:

• Elementos que influyan en el desarrollo de la actividad de la empresa.
• Estructura y organización empresarial y procedimientos de toma de decisiones.
• Los intereses de los accionistas, socios, trabajadores y dirigentes.
• La relación con los clientes.
• Elementos operativos: capacidad de producción, número de trabajadores…
• Sistemas de seguimiento de la calidad.

Los elementos externos a tener en cuenta son:

• Entorno legal: legislación, requisitos administrativos…
• Competencia.
• Entorno económico: situación del mercado, situación económica, tipo de cambio, inflación, acuerdos comerciales…
• Seguridad del país.
• Entorno tecnológico: desarrollo y cambios en la tecnología.

¿Cómo documentar los asuntos internos y externos?

Para que todo funcione correctamente, lo más apropiado es recopilar toda la información que se recoja en un solo documento. Probablemente el auditor que realice la auditoría nos lo exija. Por ello, es muy recomendable disponer de un software que le permita automatizar procesos y eliminar los documentos físicos para llevar una gestión más sencilla y evitar duplicidad de documentos.

Debemos recordar que, sí ya disponíamos de la certificación ISO 9001:2008, se podrá aprovechar la información del manual de calidad que se refiera al alcance del sistema de gestión.

Una opción para documentar estos asuntos podría ser incluir el análisis contextual del anterior manual de calidad del que ya se disponía con la versión de 2008 de la norma ISO 9001 (para las empresas que la tuvieran). Esto simplificará tanto el sistema como su revisión. Sin embargo, también se pueden incluir herramientas para analizar el contexto de la organización como, por ejemplo:

El análisis PESTEL, que tiene en cuenta aspectos Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Ecológicos y Legales.

O el análisis DAFO, que tiene en cuenta las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Software ISO 9001

Como hemos visto durante el artículo, el contexto de la organización es un elemento a tener en cuenta en la implementación de la nueva versión de la norma ISO 9001. También podemos apreciar que en ocasiones se pueden generar problemas a la hora de documentar el contexto, procesos u otros elementos. Por ello, le recomendamos el Software ISOTools Excellence, que le permitirá eliminar todo documento físico y ejecutar todas sus gestiones de forma simple y sencilla desde cualquier dispositivo.