¿Para qué sirven las listas de comprobación en la auditoría interna ISO 9001?
Auditoría interna ISO 9001
Disponer de una lista de comprobación eficiente puede ofrecer una gran ayuda durante la realización de la auditoría interna ISO 9001.
Siempre ha existido un debate sobre la importancia y la necesidad de la utilizar una lista de comprobación para llevar a cabo la auditoría interna ISO 9001. Se debe a diferencias entre las listas que aportan una guía a seguir y las que se establecen diferentes preguntas que se responden con un sí o un no.
Si la lista de comprobación se encuentra diseñada para que sea entendida de forma sencilla, se convierte en una herramienta eficiente para realizar la auditoría interna ISO 9001. Es necesario aportar pautas para su realización y permiten profundizar de forma amplia en aquellos elementos que se deben mejorar o corregir.
La gran diferencia entre una lista de comprobación eficiente y aquella que no lo es, es la primera que se convierta en una ayuda a la auditoría y no en un guion de la misma.
Durante el artículo de hoy, se habla de las características de un listado de comprobación eficiente y su utilización durante el proceso de auditoría interna ISO 9001, también se puede llevar a cabo en otras normas como, la ISO 14001 2015 para Sistemas de Gestión Ambiental, ISO 27001 para Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información o ISO 45001 para Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Características de las listas de comprobación
Como se indica antes, los listados de comprobación se convierten en una herramienta necesaria para el servicio del auditor para que esta actividad se lleve a cabo abarcando todos los puntos dentro del alcance de la auditoría interna ISO 9001.
Se deberá dispone de un listado de comprobación que proporciona una mayor objetividad éntre los diferentes auditores que llevan a cabo la actividad debido a que aporta un mismo guion a seguir por todas las partes interesadas de forma que se contesten las diferentes preguntas.
Junto con esto se permite una mejor distribución del tiempo disponible de cara a que no se dedique una parte excesiva del horario en la verificación del cumplimiento de los primeros requisitos y después, ya sea necesario llevar a cabo de forma superficial durante la comprobación del cumplimiento de otros puntos debido a la falta de tiempo.
Por otro lado, las listas de comprobación no aportan solo ventajas, sino que también conllevan un gran riesgo, debido a que puede caer en la rutina y se convierten en check-list que no promueve que se registren las evidencias encontradas.
La eficacia que presentan las listas de comprobación, se pueden detectar en el carácter de las preguntas. Podemos ver un ejemplo a continuación de dos tipos de preguntas que se realizan en una lista de comprobación ineficaz y una lista de comprobación eficaz.
- Pregunta ineficaz: ¿tiene un procedimiento de acciones correctivas?
- Pregunta eficaz: En relación con las acciones correctivas y tomando como referencia cinco registros ¿las acciones para eliminar la causa se han llevado a cabo de forma eficaz?
Las dos preguntas serían válidas, pero en el primer caso es posible contestarla sin revisar ningún registro y sin variar año tras año, por lo que no nos aporta ningún elemento para mejorar.
En el caso de la segunda pregunta, provoca que en cada auditoría interna se revisen los registros y se disponga de evidencias para realizar su cumplimiento más allá del mero procedimiento en sí, pasando del procedimiento a la actividad diaria de la organización. Además, permite que cada año se realicen matizaciones y se adapte a la realidad de la empresa.
De esta manera, la auditoría interna ISO 9001 promueve la exploración de las distintas repuestas que se producen durante esta actividad, se convierte en una herramienta de mejora continua.
La utilización de las listas de comprobación en la auditoría interna
Se debe tener en cuenta que todo lo indicado antes, es necesario precisar que será de gran utilidad en los primeros años del auditor, sin embargo, una vez que vaya adquiriendo experiencia, se deberá consultar la lista de comprobación de forma puntual. Siempre es interesante que se lleve a cabo como guion y preparación de la auditoria interna ISO 9001.
Durante la auditoría interna ISO 9001, la lista de comprobación se puede utilizar tanto en la técnica de desglose como la técnica de trazado.
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