¿Cómo pueden ayudarles los KPI?

KPI

A la hora de implementar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 deberemos tener claro que todo se puede y se deberá cuantificar. De nada sirve tratar de implementar un sistema de gestión si no se puede evaluar una medida cuantificable sobre los objetivos y los procesos establecidos en la organización. Para esto se usarán los indicadores de gestión o KPI.

Para realizar la medición y cuantificación de la estrategia, deberíamos saber cuantificar las acciones que llevamos a cabo y los resultados obtenidos. Después de esto se tomarán las decisiones necearías según las posibles desviaciones que serán obtenidas.

KPI es el acrónimo de Key Performance Indicator, es decir, indicadores de gestión o desempeño. De manera básica los KPI miden el nivel de desempeño de nuestras acciones frente a los objetivos establecidos previamente en nuestra estrategia.

Los KPI o indicadores de gestión, pueden variar dependiendo de nuestros sector o ámbito de actividad, por lo que habrá algunos de los indicadores que no tendrá sentido tenerlos en cuenta en nuestra empresa.

El éxito de nuestra selección de los KPI no depende tanto del número de indicadores empelados sino de la idoneidad de estos respecto a nuestra actividad. Es necesario tener en cuenta siempre la premisa fundamental de que se utiliza como herramienta eficaz para asegurar el éxito del mencionado Sistema de Gestión de Calidad.

La elección de nuestros indicadores no debe ser algo fijo o estático, sino que podrá evolucionar según cambia nuestra actividad o cambia el propio entorno competitivo en el que nos encontramos.

Características de un KPI

Nuestros indicadores deben reunir una serie de características comunes que debemos tener siempre presente.

• Medibles: nuestros indicadores deben ser medibles y cuantificables en unidades, kilos, segundos, euro, etc.
• Adaptados en el tiempo: nuestros indicadores deben poder ajustarse a otras unidades de tiempo como segundos, horas, días o incluso meses y años, para que de esta forma se puedan diseñar estrategias temporales y plazos de ejecución o control.
• Específicos: los KPI deben ajustarse a una realidad o ámbito concreto, cuanto más específico sean mucho mejor, por lo que podremos medir las variables que debemos controlar.
• Relevantes: como decimos, los indicadores elegidos deben ser relevantes para lo que queremos, de nada sirve tener muchos indicadores si realmente no nos son útiles, dependiendo el sector y la actividad, puede bastar con un pequeño grupo de indicadores.

El sentido común y el conocimiento de nuestra propia actividad son fundamentales a la hora de elegir nuestra combinación de KPI. En definitiva, un KPI será válido en la medida en la que nos ayude a tomar decisiones en nuestro día a día.

Por este motivo, será imposible establecer un listado de indicadores básicos o recomendados porque la selección puede variar en función de nuestra actividad y necesidades de información.

En un Sistema de Gestión de Calidad basado en norma ISO, como la norma ISO 9001 algunos de los indicadores recomendados podrían ser:

• Índice de Satisfacción del cliente
• Tiempo de entrega de nuestro producto
• Número de reclamaciones de clientes
• Costes de no calidad
• Numero o porcentaje de no conformidades
• Porcentaje de aceptación de pedidos
• Repetición de pedidos por parte de un mismo cliente
• Facturación mensual
• Incidencias con proveedores
• Pedida por parada de máquina
• Acciones de mejora eficaces al año
• Índice de satisfacción de clientes internos
• Índice de absentismo laboral

Los KPI o indicadores de rendimiento son esenciales para la evolución de la organización. El Business Intelligence es una herramienta muy importante, pero si no sabemos qué medir, de poco nos servirá. La información que generan las empresas es muy grande, por lo que es preciso segmentar para que nos quedemos con lo realmente importante y lo que nos resulte verdaderamente beneficioso. Aquí es donde entra en juego los KPI. Los indicadores no pueden escogerse, así como así, sin tener en cuenta ningún criterio. Equivocarse en su elección retrasaría la toma de decisiones y no nos permite aprovechar todas las oportunidades. Es fundamental que elijas los indicadores prioritarios, centrándonos en los que no afecten al cumplimiento de la norma ISO 9001.

Software ISO 9001 2015

Implementar la norma ISO 9001:2015 en su empresa tendrá múltiples beneficios. No solo ahorrará tiempo, dinero y ganará en eficiencia ya que se mejorarán sus procesos de manera destacada. También evitará sanciones por incumplimiento de alguna normativa y su imagen empresarial mejorará de cara a clientes, proveedores y terceras partes. Por ello, le recomendamos el Software ISOTools Excellence. Una herramienta que le permitirá realizar sus gestiones de forma sencilla y le facilitará implementar la ISO 9001:2015.