Aspectos clave para planificar los cambios en un sistema de gestión de calidad

Gestión de calidad

Todo cambio es muy importante en cualquier organización. Actualmente las compañías deben de enfrentarse a procesos de cambio y adaptación constante, enfocados fundamentalmente a nuevas metodologías provocadas por el proceso de digitalización que se está llevando a cabo en la gran mayoría de empresas. Aunque este es uno de los motivos más presentes en los últimos años, no es el único.

En muchas ocasiones cualquier cambio tanto interno como externo puede provocar resultados negativos en una organización sobre todo en un ámbito muy delicado para su desarrollo: el trato con el cliente. Contar con un sistema de gestión de calidad puede ayudar a las compañías a afrontar este tipo de situaciones de una manera sencilla y práctica.

Un aspecto muy importante en el desarrollo de la gestión del cambio del Sistema de Gestión de Calidad es llevar a cabo una planificación para los cambios, en lugar de esperar a que sucedan de manera imprevista. Aunque los planes varían en complejidad, es importante tener en cuenta que un cambio en el Sistema de Gestión de Calidad sin un plan que permita analizarlo de manera previa puede causar graves problemas que afectarán de forma negativa a la capacidad del sistema. Sería todo un atrevimiento hacer cambios sin asegurarse de que serán un éxito, teniendo en cuenta la cantidad de tiempo, esfuerzo y recursos que se ha invertido para que un Sistema de Gestión de Calidad funcione bien.

El mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad será necesario para planificar cambios, así como otros elementos.

Planificación y gestión del cambio según ISO 9001

Según ISO 9001, cuando la organización determine la necesidad de cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada, debiendo considerar:

• El propósito de los cambios y las consecuencias potenciales. Al hacer los planes para el cambio del Sistema de Gestión de Calidad, hay que tener claro qué cambios se desean llevar a cabo. No hay necesidad de cambiar el Sistema de Gestión de Calidad por el simple hecho de hacer un cambio.
• El mantenimiento de la integridad del Sistema de Gestión de Calidad. Los procesos del Sistema de Gestión de Calidad están ahí para satisfacer las necesidades del cliente, la satisfacción del mismo y mejorar continuamente dicho sistema. Cualquier cambio que realice necesita asegurar que estos objetivos siguen sucediendo.
• La disponibilidad de recursos. Una parte de cualquier plan sobre cambios tiene que evaluar los recursos necesarios. Así como asegurarse de que pueden estar disponibles en el tiempo necesario para realizar dicho cambio.
• Los efectos sobre las responsabilidades y autoridades. Mientras que las responsabilidades y autoridades para el Sistema de Gestión de Calidad no pueden cambiar, si hay responsabilidades nuevas o modificadas deben ser parte del plan. Muchos planes de cambio fallan después de la aplicación simplemente porque no hay nadie asignado para mantener el cambio después de que se lleven a cabo.

¿Cómo se ejecutan los cambios del Sistema de Gestión de Calidad?

El proceso de gestión de cambios identificados en los requisitos de la ISO 9001 está formado por un proceso de siete pasos:

1. Primero habrá que identificar la necesidad de cambio.
2. Identificar el propósito del cambio y las consecuencias potenciales. El objetivo es reducir el tiempo de procesamiento y mejorar la satisfacción del cliente.
3. Asegurar la integridad del Sistema de Gestión de Calidad.
4. Asignar recursos. Identificar los recursos necesarios para poner en marcha el plan en vigor y asignar esos recursos.
5. Identificar y comunicar las modificaciones de responsabilidades. Con los nuevos trabajadores, una necesidad puede surgir para la gestión de los empleados.
6. Llevar a cabo el plan. Poner el plan en marcha utilizando los recursos identificados.
7. Garantizar la eficacia de la aplicación. Antes de considerar el plan para que sea completa, es importante asegurarse de que todo ha sido cubierto y comprobar que no hay problemas ya presentes que necesitan ser abordados.

Los planes pueden ser más o menos complejos, pero el proceso de planificación puede ser simple. El mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad será necesario para planificar cambios, así como otros elementos.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

El empleo de aplicaciones como: análisis de contexto, gestión de riesgos, planes de acción y mejora o recursos de medición y seguimiento contribuirán a mejorar el control a posibles cambios, ya que permiten analizar datos a tiempo real de una manera gráfica y amigable y compartirlos con otros profesionales a tiempo real.