La importancia de contar con un checklist para controlar el sistema de gestión de calidad en el sector industrial

Checklist

Las listas de chequeo o checklist consisten en un formato (analógico o digital) para realizar acciones repetitivas que hay que verificar. Con la ayuda de este checklist  vamos a comprobar de una forma ordenada y sistemática el cumplimiento de los requisitos que contiene la lista. Esta técnica de recogida de datos se prepara para que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.

Es un formato construido especialmente para recabar datos de una manera adecuada y sistemática, de tal manera que su registro sea fácil para analizar la manera en que los principales factores que intervienen, influyen en una situación o problema específico.

El checklist es uno de los mejores aliados cuando usted necesita recordar todas las tareas que se deben realizar. No tendrá mucho efecto si no pueden identificar todos los elementos que sean necesarios. El responsable de los procesos deberá asegurar que todos los pasos se encuentren incluidos en la lista de comprobación. Por lo tanto, puede consultar el documento cada vez que desee asegurar que todo saldrá según lo planificado.

Cuando se quiere mantener la calidad de los procedimientos de la organización, no es necesario confiar en su memoria para recordar los pasos a tomar. Es necesario que se invierta en una cartografía inteligente de los procesos que depende de un determinado procedimiento. No importa si los gestores ya conocen todos los procedimientos que ocurren en el departamento. Todo esto debe estar bien documentado, organizado y simplificado de forma que la información del checklist pueda ser entendida por cualquier trabajador.

La tecnología puede ser un gran aliado

En plena era de la digitalización la tecnología ofrece herramientas que permiten llevar a cabo checklist de una manera mucho más profesional y completa que con los antiguos formatos en papel.

Un ejemplo de esto lo encontramos en Checklist ISOTools, una aplicación móvil que permite llevar a cabo listas de chequeo de una manera muy sencilla a través de un dispositivo móvil o tablet. Esto ayuda a agilizar el proceso, evitando el uso de papeles y pudiendo utilizar otras herramientas que contienen este tipo de dispositivos como puede ser la cámara de fotos para registrar evidencias o la grabación de voz para grabar testimonios, así como la tecnología GPS para poder verificar que el chequeo se ha hecho en el lugar apropiado.

Pasos para elaborar un checklist adecuado

1. Determinar el área que se quiere evaluar. Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso. Además deben tener claras las partes del proceso a observar para no perderse. Esta determinación es muy importante cuando una compañía cuenta con varias sedes o localizaciones.
2. Diseñar el formato de verificación. Escribir las categorías o variables posibles. Establecer la escala de ocurrencias. Diseñar la cuadrícula. Asegurarse de que todas las partes del checklist estén claramente descritas. Esta herramienta busca quitar problemas y que dispongamos de un formato claro y fácil de usar. Cuanto más básico, mejor.
3. Tomar nota de la información en el formato de la verificación. Esto puede variar de horas a semanas. Además, deben ser períodos realistas y que de verdad aporten información.
4. Registrarlo en una base de datos para su tratamiento estadístico y análisis de los resultados. Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El encargado o encargada de recopilar los datos debe tomarse su tiempo. A veces hay procesos que son un poco repetitivos y tediosos y pueden llegar a cansar.

Otros aspectos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo checklist

Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso de chequeo pueden ser:

• ¿Se han seguido los procedimientos?
• ¿Los productos cumplen con las especificaciones?
• ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad, etc. se encuentran dentro de las tolerancias?
• ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?
• ¿Se han rellenado los registros?
• ¿Ha existido alguna incidencia?
• ¿Los equipos se encuentran en correcto estado de mantenimiento?
• ¿Y se encuentran calibrados/verificados? ¿El producto final es conforme?

La preocupación que existe por ser claros en los datos almacenados es uno de los principales puntos en la gestión de la información.

El registro que se mantiene en la empresa hace referencia a la calidad y estandarización de los procesos que deben ser redactados de forma simplificada. Nadie quiere ser perjudicado por errores de interpretación en el paso a paso de los proyectos. De ahí que las preguntas o afirmaciones que se lleven al checklist deban ser sencillas. Esto aportará información muy valiosa y fácil de interpretar.

Ventajas de disponer de un checklist para gestionar la calidad

Los errores van intrínsecamente unidos a la acción de las personas. No obstante, tanto los responsables como los diferentes supervisores y supervisoras tienen en su mano la posibilidad de reducir la cantidad de errores que se comente con el objetivo de mejorar los procesos y así cumplir con los objetivos establecidos.

Para ello, es posible valerse de listas de verificación, lo que ya conocemos como checklist. Disponer de un checklist cuenta con una serie de ventajas como las que se enumeran a continuación:

• Identificación de los errores para la implementación de los ajustes que sean necesarios. Una documentación digital completa que contenga todos los datos relevantes será de gran importancia.
• Evaluación realista de los recursos en línea con los objetivos de calidad. En ocasiones, es posible que los trabajadores y trabajadoras no sean los responsables de no alcanzar un objetivo sino, la falta de recursos.
• Otorgar feedback a los empleados y empleadas. A través de un checklist los trabajadores serán conocedores de cuando llevar a cabo estas sesiones de comunicación, escucha y capacitación.
• Determinar el motivo de un posible fracaso mediante un análisis causal. A través de la utilización de diferentes listas de verificación se podrá determinar cuáles son los factores que han dado lugar a ese fracaso así como formular las medidas que sean necesarias para ponerle solución.

Software ISOTools Excellence para la elaboración de checklist

Gracias a la aplicación de checklist, ISOTools Excellence hace posible que las organizaciones optimicen la eficiencia en la gestión de los hallazgos, haciendo posible tener un mayor control de los mismos.

Además de esta aplicación, existen otras que facilitan y agilizan la implementación y mantenimiento de los sistemas de gestión como el de gestión de la calidad según ISO 9001.

La realización de listas de chequeo se convertirá en un procedimiento más sencillo, útil y fácil de realizar gracias a esta herramienta que permitirá: aportar registros visuales de las no conformidades, grabaciones de voz que describan una determinada situación, así como geolocalización mediante la cual se podrá tener constancia de que el chequeo se ha realizado en el lugar establecido para el mismo.