Opciones para la implementación de la ISO 9001:2015

Implementación de la ISO 9001:2015

En el pasado, las compañías que decidan llevar a cabo la implementación de la ISO 9001:2015, tienen tres opciones disponibles: hacerlo por sí mismos buscando y rebuscando en la red la documentación que necesitaban para llevar a cabo la implementación, bien contratar a un consultor externo que ayudase a la empresa a llevar a cabo todos los pasos necesarios, o apoyarse en un software de Gestión de la Calidad o Software ISO.

Hoy en día, muchas organizaciones están optando por apoyarse en herramientas que les permitan automatizar matizar los procesos para ser más ágiles y centrarse en la calidad y mejora de sus productos/servicios y no sólo en el proceso que conlleva la propia certificación de una norma ISO y el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

A continuación vemos y analizamos cada una de las opciones de cara a la implementación de la ISO 9001:2015.

Implementar la ISO 9001 sin ayuda

Las organizaciones que apuestan por implementar la ISO 9001 sin ayuda tienen que buscar y buscar durante un buen tiempo a través de Internet hasta encontrar y estructurar toda la información y documentación, así como formar al equipo encargado de llevar a cabo la implementación de la norma ISO 9001 mediante cursos y talleres que les ayude a conocer el modo de proceder para establecer procesos y procedimientos, solventar no conformidades, evaluar riesgos y detectar oportunidades, etc.

Frente a ventajas como la reducción de costos y el desarrollo de la capacitación profesional de los miembros de la organización que participan en el proceso de implementación, algunas de las desventajas de esta opción son:

• La baja calidad de los documentos por la dificultad para encontrar plantillas o templates de calidad para adaptarlos al propio negocio.
• Trabajar sin ayuda lleva a muchos proyectos de implementación a no tener una dirección clara y perder el control o incurrir en más costos de los necesarios (cuando tienen que reconducir el proyecto).
• No contar con ayuda cuando una implementación se queda estancada. Muchas organizaciones afrontan la certificación por primera vez y les resulta un gran reto.
• Una enorme inversión en tiempo, cuando no se está seguro de cómo implementar o hacer algo, siempre lleva más tiempo aprender a hacerlo y conseguirlo.

Contratar un Consultor externo

Aquellas organizaciones que optan por la segunda opción y contratan un experto o consultor en la norma ISO 9001, definitivamente, cuentan con la ayuda para superar los anteriores obstáculos y mayores posibilidades de conseguir llevar a cabo la implementación de la norma ISO 9001. Pero también se encuentran con algunas desventajas:

• Contratar consultores es caro. El tiempo de trabajo de un experto suele tener un precio elevado precisamente porque ayuda a no incurrir en errores de principiantes, a llevar a cabo la implementación (que efectivamente tenga lugar) y a solventar los problemas con los que las organizaciones se van a ir encontrando. Además, la implementación de la norma ISO 9001 tiene lugar en un periodo de tiempo por el que no todas las organizaciones pueden asumir contar con los servicios de un consultor.
• No hay transferencia del conocimiento. Un consultor puede ayudar a llevar a cabo de forma más rápida y precisa la implementación, si bien, cuando éste termina el proyecto, el conocimiento se va con él y no permanece en la empresa.
• No se tienen garantías de conseguir la certificación. Un consultor aconseja la mejor forma de realizar la implementación de la norma ISO 9001, pero su cometido es el de aconsejar y recomendar, de modo que, el éxito de adaptar los procesos que lleva a cabo la organización sigue siendo responsabilidad de ésta.

Por supuesto, muchos consultores cuentan con una gran experiencia y su ayuda es realmente efectiva a la hora de llevar a cabo la implementación de la norma ISO 9001 en las organizaciones.

Apoyarse en un Software

Un software de Gestión de la Calidad o Software ISO cuenta con funcionalidades y características especialmente diseñadas para llevar a cabo la implementación de una norma ISO.

Esto no significa que los miembros de la organización no tengan que implicarse en la implementación y certificación de la norma, de hecho, ninguna de las opciones disponibles permite librarse del trabajo duro. Sin embargo, un software de Gestión de la Calidad sí permite completar la implementación con menos alboroto, estrés y costos.

Un software aportará a la organización:

• Toda la información para comenzar la implementación. Una herramienta o software de estas características suele proveer de todas las plantillas actualizadas, consejos y soporte necesarios para llevar a cabo la implementación. Sólo el ahorro de tiempo en buscar esa información ya es muy importante.
• Ayuda cuando es necesaria. Si se está llevando a cabo la implementación de la norma ISO 9001 sin experiencia es normal que en algún momento se necesite ayuda a pesar de que el software guíe el proyecto paso a paso. Para esto, estas herramientas aportan soporte de consultores propios expertos que ofrecen ayuda en persona y, sobre todo, en el momento en que lo necesitan los miembros del equipo de la organización.
• No es necesaria experiencia previa en certificación de la ISO 9001. Por supuesto, si los miembros pertenecientes al equipo interno de la organización encargados de llevar a cabo la implementación de la ISO 9001 tienen experiencia previa, será un valor añadido. Si bien, estas herramientas diseñan el proceso para que pueda ser llevado a cabo por responsables de las organizaciones no experimentados en certificación de la ISO.
• Plantillas y documentos listos para usar. Esto supone un gran ahorro de tiempo.
• Acceso a la información 24×7. Organizaciones con distintas localizaciones o cuyos responsables pueden necesitar la información en cualquier momento necesitan trabajar con herramientas que les permitan acceder a la información de su Sistema de Gestión de la Calidad 24 horas al día, 7 días a la semana desde cualquier punto geográfico.
• Organización de toda la documentación. Poder organizar todos los documentos en un único lugar reduciendo los riesgos de pérdida y haciendo que puedan ser consultados o usados para trabajar por los distintos miembros de la organización, es clave para mejorar la eficiencia y rapidez del proyecto de implementación.
• Planificar y hacer seguimiento de actividades. Para llevar a buen fin la implementación de la norma ISO 9001, es fundamental completar cada paso y hacer seguimiento de las actividades que se realizan.

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