Información documentada: Tipologías, buenas prácticas e importancia

Información documentada

En el post del pasado 28 de enero, hablábamos sobre la importancia de la gestión de la información documentada al conocimiento organizacional. Hoy continuamos analizando la importancia de la información documentada, detallando nuevos aspectos: las tipologías, buenas prácticas, así como la importancia que tiene la información documentada en las organizaciones.

¿Qué tipo de información documentada existe?

Cuando analizamos la información manejada en las organizaciones, se podrían categorizar dos fuentes principales; la información de origen externo (emitida por entidades externa a la organización) e información de origen interno (generada por las personas que conforman la organización), en ambos casos se debe determinar aquella que es necesaria para garantizar a operación eficaz.

Los documentos externos pueden ser de obligatorio cumplimiento (Leyes, Decretos, Reglamentos, entre otros), de referencia/consulta (Normas, Manuales de equipos, Fichas técnicas de productos o equipos, etc), o registros generados por partes interesadas (Cotizaciones de proveedores), en todos los casos la organización debe determinar cuales se deben identificar y controlar, según sea apropiado.

Los documentos de origen interno, se diferencian en dos ramas, los que son el resultado de la estandarización, de un método y/o herramienta de trabajo, como políticas, procedimientos, instructivos, etc, y los que son la evidencia objetiva de la ejecución de una actividad o evidencia de la conformidad con los requisitos, mediante registros internos.

De esta diferenciación en los documentos internos, depende la referencia que hace la norma ISO 9001:2015 con respecto a requisito de documentación, donde la norma refiere el término “conservar la información documentada” estable como requisito obligatorio conservar un registro por un periodo de tiempo y en diferentes medios de ser necesario, ahora bien, cuando la norma hace referencia al término “mantener información documentada” se refiere a la necesidad de estandarizar mediante un documento determinada información.

Es importante mencionar que un requisito para “mantener” información documentada no excluye la posibilidad de que la organización también pueda necesitar “conservar” la misma información documentada para un propósito particular, por ejemplo, para conservar un histórico de resultados de un análisis. El mantener y conservar la información documentad de la organización, es lo que permitirá a la organización preservar su Know How y utilizarlo para evaluar posibles lecciones aprendidas.

La Norma Internacional ISO 9001:2015 en el apartado 7.5 define los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de calidad en relación a la información determinada como pertinente de controlar, conservar y/o mantener. En este sentido expone dos elementos tipos de información, la requerida de forma obligatoria por la Norma (requisito 7.5.1. a).) y la que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. (requisito 7.5.1 b).)

Información documentada que se debe mantener (Documentos) según la norma ISO 9001:2015:

• Para apoyar la operación de sus procesos (requisito 4.4.2 a).)
• Sobre los objetivos de la calidad (requisito 6.2.1)

Información documentada que se debe conservar (Registros) según la norma ISO 9001:2015:

• Información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. (requisito 4.4.2 b).)
• Información documentada apropiada como evidencia de que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito. (requisito 7.1.5.1)
• Información documentada apropiada como evidencia de la competencia (requisito 7.2 d).)
• Información documentada; a) sobre los resultados de la revisión; y b) sobre cualquier requisito nuevo para los productos y servicios. (requisito 8.2.3.2)
• Información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo. (requisito 8.3.3)
• Información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo (requisito 8.3.5)
• Información documentada sobre; a) los cambios del diseño y desarrollo; b) los resultados de las revisiones; c) la autorización de los cambios; y d) las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos (requisito 8.3.6)
• Información documentada de la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos (8.4..1)
• Información documentada de la Identificación y trazabilidad de los productos y servicios (requisito 8.5.2)
• Información documentada de la propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos (requisito 8.5.3)
• Información documentada del Control de los cambios (8.5.6)
• Información documentada sobre la liberación de los productos y servicios. (requisito 8.6)
• Información documentada que: a) describa la no conformidad; b) describa las acciones tomadas; c) describa todas las concesiones obtenidas; y d) identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad (requisito 8.7.2)
• Información documentada de la evaluación de desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad (requisito 9.1.1)

Buenas practicas Control de la información documentada

La Norma Internacional ISO 10013-2002 Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad, es uno de los referentes mundiales en relación a las buenas prácticas en materia de documentación, su versión en inglés fue publicada en el 2001 y traducida al español en el 2002, ahora se encuentra en revisión del Comité Técnico: ISO / TC 176 / SC 3.

Esta norma es una guía que proporciona directrices para el desarrollo y mantenimiento de la documentación necesaria para garantizar un sistema de gestión eficaz, adaptado a las necesidades específicas de una organización,

Incluye temas como tipologías documentos, elaboración de la documentación, responsabilidad para la preparación, métodos de preparación de la documentación del sistema de gestión de la calidad, proceso de aprobación, edición y control de los documentos, edición y control de los cambios, copias no controladas, y además orienta la organización de los documentos por una jerarquía típica de la documentación del sistema de gestión de la calidad.

¿Cuál es la importancia de la información documentada?

Dentro de los principales beneficios de mantener y conservar la información documentada del sistema de gestión de la calidad, es importante resaltar los siguientes, sin limitarse a los mismos:

1. Define una base para el orden y el equilibrio dentro de la organización, así como para la mejora continua; al ser flexible y adaptable en todo momento, a las condiciones del contexto y la experiencia.
2. Otorga confianza al cliente y a las partes interesadas pertinentes, basada en la capacidad de lograr resultados, y el control resultante de los sistemas documentados.
3. Coadyuva a un mejor entendimiento de la interrelación de los procesos, al proveer información coherente de las operaciones y las funciones relacionadas documentadas en los procesos.
4. Promueve la comunicación de las directrices, políticas y objetivos, a todos los niveles de la organización, reafirmando el compromiso de la dirección con la calidad; la seguridad, el ambiente, la seguridad de la información, u otros factores de éxito definidos.
5. Ayuda a los colaboradores a comprender su función dentro de la organización, incrementa el sentido del propósito e importancia de su labor y le permite analizar como su desempeño impacta en los resultados de los procesos y de la organización.
6. Facilita el entendimiento mutuo entre los colaboradores y la dirección; así como en las relaciones internas de cliente-proveedor de los procesos.
7. Genera una guía clara sobre la forma en que se deberían llevar a cabo las actividades para lograr los requisitos específicos de cada proceso.
8. Proporciona un marco de operación claro y eficiente, que a su vez provee la evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos declarados en la documentación.
9. Provee una base para auditar y evaluar la eficacia y adecuación continua del sistema de gestión de la calidad u otros sistemas.

Fases de gestión la información documentada

La gestión de la información puede variar en gran magnitud de una organización a otra, esto debido a múltiples factores, como nivel de detalle que se quiera controlar, la complejidad de los procesos internos de la organización e incluso el nivel de madurez del sistema de gestión, no obstante la mayoría de las organizaciones comparten cuatro pasos básicos; Elaboración o Actualización, revisión, aprobación y publicación.

Cada organización puede personalizar las actividades asociadas a estas etapas, sin embargo, deben garantizar que sus controles incluyan políticas para la emisión (creación o actualización), identificación, revisión (control de cambios), aprobación, publicación (almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad), distribución, acceso, recuperación, uso, conservación y disposición. final (destrucción o eliminación) de los documentos del sistema de gestión.

De manera que las versiones vigentes sean idóneas para su uso cuando y donde se necesiten, se encuentren disponibles en las áreas pertinentes, y estén protegida adecuadamente (por ejemplo, contra modificaciones no intencionadas, pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

La importancia de contar con un gestor documentar para la gestión de la información documentada

Documentar el conocimiento de la organización se ha convertido en una ventaja competitiva en el mercado actual, esto debido a la necesidad de las organizaciones de adaptar de forma rápida los sistemas a los cambios del entorno.

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.