Como identificar, analizar y evaluar las competencias de las personas en los SGC
Competencias de las personas en los SGC
Las organizaciones, para asegurar las competencias de los colaboradores que integran su estructura, desarrollan una serie de elementos que acotan los requisitos mínimos de las competencias esperadas y sus comportamientos asociados en cada uno de puestos de trabajo, la herramienta más común es la definición de perfiles, manuales y/o descripciones de cargo, no obstante la identificación de las competencias deseadas no es suficiente para garantizar un éxito sostenido y una alineación de las personas con la implementación efectiva de la estrategia empresarial.
Es por ello que implementar una gestión integral es vital, para monitorear y controlar de manera continua las competencias deseadas y las reales, así como sus brechas. El proceso de gestión de competencias está orientado a la obtención de información sobre las competencias que se deben adquirir, desarrollar, inhibir y/o activar para poder desempeñar el trabajo actual con efectividad.
Este articulo alcanza las actividades típicas realizadas por las organizaciones para garantizar la competencia de sus colaboradores activos y para evaluar la efectividad de las acciones tomadas para satisfacer esas necesidades de competencia.
¿Qué es gestión de competencias?
La gestión de competencias es un proceso sistemático para identificar, analizar, evaluar y tomar acciones efectivas sobre los requisitos de competencia de los cobradores del Sistema de Gestión de Calidad. Entendiéndose competencia, como la capacidad de aplicar conocimientos y habilidades, y no solo como el conjunto de calificaciones académicas, de capacitación y de experiencia. como suele confundirse.
La gestión de competencias comprende desde un enfoque de diseño y desarrollo organizacional, la definición de los resultados deseados a alcanzar para un trabajo en particular, así como los criterios o estándares de desempeño aplicar, la evidencia requerida y el método para obtenerlos.
Términos claves de la gestión de competencias en el marco de los Sistemas de Gestión de Calidad:
- Competencia: Capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos. [FUENTE: ISO 9000:2015, 3.10.4]
- Conocimiento: Hechos, información, principios o comprensión adquirida a través de la experiencia, investigación o educación [Fuente: ISO 9000:2015, 3.42]
- Habilidad: Conjunto de conocimientos que permiten a una persona dominar una actividad y tener éxito en la realización de una tarea. La habilidad puede ser cognitiva, emocional, social o psicomotora. [Fuente: ISO 9000:2015, 3.41]
- Adquisición de competencia: Proceso para alcanzar competencia. [Fuente: ISO 21000:2018, 3.41]
Requisitos de competencia referidos en la norma ISO 9001:2015
Para demostrar conformidad con los requisitos de competencia de la norma ISO 9001:2015 (referidos en la cláusula 7.2), una organización debería:
- Determinar qué competencias son requeridas por las personas que realizan trabajos que afectan la calidad.
- Determinar qué personas que ya realizan el trabajo tienen las competencias requeridas.
- Decidir si se requieren competencias adicionales.
- Decidir cómo se van a obtener estas competencias adicionales: capacitación de personas (externas o internas), capacitación teórica o práctica, contratación de nuevas personas competentes, asignación de personal competente existente para diferentes trabajos.
- Capacitar, contratar o reasignar personas.
- Revisar la efectividad de las acciones tomadas para satisfacer las necesidades de competencia y asegurar que se haya alcanzado la competencia necesaria.
- Revisar periódicamente la competencia de las personas.
Pasos básicos de todo proceso de gestión de competencias alineado con las buenas prácticas internacionales
La competencia se puede abordar en los planes y/o programas de desarrollo del talento humano, no obstante, para empresas con menos experticia en el área, se les recomienda iniciar con la aplicación de un proceso de gestión de competencias con un enfoque sistémico, resumido en 4 pasos sencillos, analizar, planificar implementar y evaluar las competencias individuales, para escalar, a las grupales y finalmente definir las de la organización.
La siguiente figura expresa los datos mínimos de entrada y salida, así como las etapas que debe contemplar un proceso de gestión de competencias:
Es recomendable realizar una revisión en cada paso para garantizar que los datos de entrada y salida sean correctos. Estos pasos se aplican a todos los niveles de la organización, grupal e individual., con el objetivo de orientar la aplicación de estos pasos, a continuación, se explica cada uno:
Análisis de Competencias
Teniendo como inputs las necesidades de la organización, los datos de las revisiones previas de competencias, y los objetivos a corto y largo plazo, cada organización debería identificar y valorar las competencias requeridas, así como los niveles de competencias actuales, y las brechas entre estas por cada colaborador activo. Por consiguiente, el análisis de competencias implica:
- Identificación de necesidades
La identificación de las competencias esta intrínsecamente ligada a la determinación de los procesos necesarios para que funcione el sistema de gestión, y por ende a los resultados previstos para esos procesos, una vez se definen estos procesos, se genera un indicio de los conocimientos y habilidades que deben poseer las personas que harán vida en los mismos.
En este sentido la organización debe identificar sus necesidades de competencia en las personas a corto y largo plazo en intervalos planificados. El proceso de identificación comenzará evaluando los niveles actuales de competencias de las personas, identificando durante el análisis cualquier limitación o brecha estimada, y determinado las acciones necearías para reducir o gestionar los riesgos asociados con las deficiencias actuales.
Por lo tanto, el proceso implicará las siguientes etapas de evaluación:
- Identificar las necesidades de competencia;
- Identificar las condiciones y los recursos necesarios para que las personas sean efectivas en el lugar de trabajo.
- Valoración de las competencias actuales
Una vez se identifican las necesidades de competencias para las personas, se debe verificar que las mismas estén alineadas con la razón de ser de la organización y con los resultados que se desean lograr en ese momento. Por ejemplo, al realizar el análisis de contexto estratégico, y definir la visión a corto plazo, así como, los pasos a seguir para lograrlo, es probable que se identifique la necesidad de adquirir nuevas competencias, como mejorar los conocimientos en comercio internacional, para aprovechar una nueva oportunidad de exportación.
Para ello la organización debe evaluar la competencia de las personas a nivel individual, de equipo y organizacional. Para evaluar el nivel de conciencia en los resultados de las personas, los líderes deben definir métodos específicos para evaluar la manera en que las personas trabajan, se comunican, colaboran y se relacionan.
La evaluación debe ser coherente con las actividades desarrolladas y el resultado de la evaluación, debe permitir el análisis del cumplimiento de los objetivos que se han establecido, procurando mantener un registro trazable de cada evaluación.
El resultado de la evaluación define las brechas reales entre la competencia actual de las personas activas y las necesidades que se han identificado. Las brechas muestran las áreas a desarrollar y crean las entradas para el siguiente paso.
Planificación de competencias
Al completar el análisis de brechas y con base en los resultados del proceso de valoración de las competencias, se debe establecer planes, programas y/o acciones a corto y largo plazo, en pro de desarrollar y mantener las competencias deseadas en las personas a nivel organizacional, grupo e individuo; o en su defecto minimizar las brechas con respecto a los paramentos mínimos de calidad
Los planes deben integrarse en la planificación organizativa y financiera anual, a fin de garantizar que haya recursos planificados. Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, formaciones complementarias, formaciones técnicas, procesos de inducción, talleres de afianzamiento de habilidades o la trasferencia temporal o permanente de las personas empleadas.
- Planificación organizacional
Los planes de adquisición de competencias organizacionales, deben basarse en la hoja de ruta estratégica que influye en las necesidades futuras, documentarse, revisarse y actualizarse a intervalos definidos e incluir como mínimo lo siguiente:
- Objetivos y requisitos basados en la dirección estratégica de la organización;
- Actividades, responsabilidades y plazos para lograr los objetivos de desarrollo
- Recursos requeridos
- Planificación de las competencias de las personas
Así mismo, se deben establecer planes de desarrollo de competencias para cada personando se definan actividades, recursos, responsabilidades y plazos para lograr los objetivos de desarrollo, y deben ser acordados entre las personas y sus líderes.
Implementación de Planes, Programas y/o Acciones de desarrollo de competencias
La entrada de esta etapa es el plan de desarrollo de las personas tanto a nivel organizacional, como individual, en esta fase se implementan las acciones definidas para el desarrollo de las competencias y se verifica que las mismas son eficaces con respecto a los objetivos de desarrollo propuestos.
A pesar de que algunas personas comparten el mismo cargo, y se miden los mismos resultados, las acciones para cada individuo pueden ser diferentes.
Evaluación de competencias
La fase de evaluación debe contrastar que las competencias sean apropiadas para las actividades de la organización, y que las personas seleccionadas como competentes demuestren su capacidad de lograr los resultados esperados. Además, en esta etapa permite identificar cualquier deficiencia y se medir la efectividad de las personas, siendo vital a la hora de analizar las brecas y decidir las acciones a tomar a futuro.
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