Tipos y grados de control de proveedores
Evaluación de proveedores
Con la inclusión del pensamiento basado en riesgos de manera explícita en la última versión de la norma ISO 9001:2015, determinar el tipo y la extensión del control sobre los proveedores externos, es un requisito que va más allá, de evaluar la calidad del producto suministrado o efectividad del servicio prestado.
Las organizaciones deben asegurarse de que los proveedores externos no afectan de manera adversa su capacidad de entregar productos y servicios conformes, de manera coherente a sus clientes. En efecto, en este artículo vamos a presentar el control, considerando la criticidad de cada proveedor, siendo esta el resultado del efecto del producto y/o servicio suministrado externamente en los resultados de la organización.
Términos claves en la definición de control de Proveedores
- Proveedor: Organización (3.2.1) que proporciona un producto (3.7.6) o un servicio (3.7.7). EJEMPLO: Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o un servicio. [Fuente: ISO 9000:2015, 3.2.5]
- Proveedor externo: Proveedor (3.2.5) que no es parte de la organización (3.2.1). [Fuente: ISO 9000:2015, 3.2.6]
- Tipo de control: Acciones que se ejecutan sobre los procesos contratados externamente o proveedores, para asegurar que estos cumplen con los requisitos especificados establecidos por el sistema de gestión de la calidad (SGC).
- Grado de control: Se refiere al alcance o extensión que tiene un determinado tipo de control, estableciéndose distintos grados para aumentar o disminuir este alcance.
Requisitos el control de los proveedores referidos en la norma ISO 9001:2015
Al analizar la norma los controles de los proveedores están consolidados en la cláusula 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente, no obstante, hay algunos requisitos adicionales en donde es importante dicho control y por ello son referidos en la planificación de los recursos y del control operacional, en general los requisitos del control de proveedores son los siguientes:
- La organización debe considerar qué se necesita obtener de los proveedores externos.
- La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados.
- La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conformes a los requisitos.
- La organización debe asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad.
- La organización debe definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a las salidas resultantes.
- La organización debe tener en consideración el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.
- La organización debe tener en consideración la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo.
- La organización debe determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.
¿Qué significa tipo y grado de control de proveedores?
El control de los proveedores externos, requiere determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad real y comprobada de siniestrar productos y servicios conformes con los requisitos acordados
El tipo y grado de control, es una metodología que permite controlar a los proveedores externos que impactan en la conformidad de los resultados del SGC. Para ello se definen unos criterios para valorar el impacto del proveedor externo, y el nivel de exigencia inherente a cada tipo y grado de control, de manera que, mientras mayor impacto el tipo y grado es más estricto.
Los tipos de control del proveedor externo, pueden ser:
- Documental: Implica la presentación y de la documentación por parte del proveedor o proceso contratado externamente, cuya data permite verificar la conformidad de los resultados con lo establecido los acuerdos contractuales.
- Por Inspección: Es una actividad donde se realiza la revisión de las características de conformidad en el producto o servicio, por ejemplo, inspección de materia prima e insumos e inspección de equipos involucrados en la producción
- Evaluación: Es una herramienta de control, donde se establecen aspectos del proveedor externo que se deben evaluar y los criterios de valoración, para determinar el nivel de satisfacción del sistema de gestión de calidad con el producto o servicio recibido.
- Por Auditorías: Auditoría sistemática, independiente y documentada que se realiza para obtener evidencias del cumplimiento de las operaciones del proceso contratado externamente y los requisitos establecidos en documentos contractuales y/o regulatorios.
- Certificación: Reconocimiento documentado del desempeño del proceso o del cumplimiento de su producto.
Metodología para el control de los procesos contratados externamente
Para seleccionar el tipo y grado de control a aplicar al proveedor externo, se debe:
- Determinar el impacto potencial del proveedor externo sobre la Seguridad, Calidad, Ambiente, Finanzas y/o la Capacidad de la organización para proporcionar productos conformes, teniendo como referencia la siguiente escala:
- No impacta: el no cumplimiento de los requisitos establecidos en los Acuerdos de Nivel de Servicio, o documentos contractuales, no afectan la capacidad del SGC, de generar productos conformes.
- Impacta poco: el no cumplimiento de los requisitos afecta al SGC, pero el efecto puede ser tolerable por el sistema.
- Impacta mucho y se subsana con facilidad: el no cumplimiento de los requisitos afecta al SGC, generando pérdidas de tiempo para poder llevarlo a la conformidad
- Impacta mucho y se subsana con dificultad: el no cumplimiento de los requisitos afecta al SGC, generando pérdidas de tiempo y además requiriendo de la intervención de personal de alta competencia para subsanar las desviaciones.
- Impacta mucho y el SGC no puede subsanar la desviación: el no cumplimiento de los requisitos afecta al SGC, generando pérdidas de tiempo y además el sistema no cuenta con personal competente para subsanar la no conformidad.
- Definir el grado de control de cada proveedor externo, por cada tipo de control se deben establecer en niveles de control (bajo, medio, alto), como, por ejemplo:
- Documental:
- 1) Bajo: procedimientos documentados y aprobados, registros de calidad,
- 2) Medio: resultados de indicadores, planes de acción y sus resultados,
- 3) Alto: planes de calidad, objetivos de calidad y sus resultados.
- Por Inspección:
- 1) Bajo: Inspección reducida, revisión de documentación de equipos,
- 2) Medio: Inspección normal, revisión con patrones internos
- 3) Alto: Inspección estricta, revisiones de equipos por entes externos.
- Evaluación:
- 1) Bajo: Realización de la evaluación una vez al año,
- 2) Realización de la evaluación semestralmente
- 3) Alto: Realización de la evaluación trimestralmente
- Por Auditorías:
- 1) Bajo: Revisión del informe de auditoría de 1era parte (o auditoría interna) presentado por el proveedor,
- 2) Medio: Realización de auditoría de 2das partes
- 3) Alto: Resultados de auditorías presentados por organismos de certificación o un tercero establecido por la organización.
- Certificación:
- 1) Bajo: certificación de lotes,
- 2) Medio: certificación de producto, 3
- ) Alto: Certificación de Sistema.
- Decidir el tipo de control (documental, por inspección, por evaluación, por auditoria o por certificación) y el grado de control (alto medio o bajo), que aplica a cada proveedor externo, según los resultados del desempeño e puede incrementar estos controles.
