¿Qué diferencia existe entre proceso y procedimiento según la ISO 9001?

¿Sabrías cual es la diferencia entre un proceso y procedimiento según ISO 9001?

Esta diferenciación de conceptos podría dar lugar a confusión, puesto que tienen ciertas similitudes y, además, en el ámbito de las normas ISO, ambos términos pueden tener varios significados.

La última versión de la norma ISO 9001 se hizo en el año 2015 y, en ella, la descripción de los procesos no es obligatoria para la empresa, es decir, que puede implementar un Sistema de Gestión de Calidad sin la necesidad de describir los procesos.

Sin embargo, conocer la diferencia entre proceso y procedimiento para la norma de calidad ISO 9001, agiliza el trabajo y la gestión de la empresa se vuelve mucho más sencilla para todos los trabajadores, puesto que conseguirán identificar y cumplir los requisitos que exige la norma ISO 9001 y, por consiguiente, alcanzar la satisfacción del cliente.

¿Qué es un proceso según la norma ISO 9001?

Según la ISO 9001, un proceso es un conjunto de actividades que tienen relación entre sí o que interactúan para transformar elementos de entrada en elementos de salida. En los procesos pueden intervenir tanto partes internas como externas, teniendo en cuenta en todo momento a los clientes. Se podría decir que la parte más importante es la entrada, puesto que, a partir de esta, se crea la salida.

¿Qué es un procedimiento según la norma ISO 9001?

Según la norma ISO 9001, un procedimiento es un modo específico de llevar a cabo una actividad o proceso. Es decir, cuando un proceso cuenta con unos pasos establecidos y ordenados para obtener un resultado, se llama procedimiento.

Un claro ejemplo de procedimiento podríamos encontrarlo en el desarrollo de un software. Para poder insertar un código se debe saber cómo hacerlo, y, los desarrolladores encargados de hacer esta tarea, lo harán siempre de la misma manera para poder hacerlo mucho más rápido y eficazmente. Por lo tanto, el proceso de creación de un software se convierte en un procedimiento al no cambiar y mantener siempre los mismos pasos.

Requisitos de los procesos según la ISO 9001.

• Deben contar con entradas y salidas de otros procesos anteriores, recursos o servicios. Se trata de la forma en la que nos llegan los elementos y cómo salen tras el proceso.
• La ISO 9001 indica que los procesos deben ordenarse secuencialmente, puesto que, en algunos casos, los procesos dependen de otros procesos.
• Los procesos contarán con algunos requisitos que serán determinados por ciertos criterios.
• Se deben asignar los recursos que la empresa va a necesitar para realizar la actividad y que, de esta forma, el proceso se complete correctamente.
• Es necesario que se designe a uno o varios responsables de los procesos.
• Todos los procesos conllevan riesgos y oportunidades, y hay que evaluarlos.
• Se comprobará si el proceso cumple o no con lo previsto.
• El proceso debe ser mejorado constantemente, buscando conseguir costes más reducidos, optimización del tiempo, etc.

¿Son necesarios los procedimientos?

Actualmente los procedimientos no son obligatorios, pero, es cierto que facilitan el trabajo considerablemente, puesto que destacan el conocimiento y las habilidades de las personas que realizan el trabajo. Los procedimientos nos dicen en cada momento qué pasos hay que seguir, pero, algunos no se encuentran documentados.

Una discusión que ha salido a raíz de este tema es si deberían estar documentados o no. Anteriormente, en la norma ISO 9001 del año 2008 sí existían seis procedimientos documentados que se consideraban como necesarios para el Sistema de Gestión de calidad. Sin embargo, con la actualización de la norma en el año 2015 no existe ningún procedimiento documentado. La responsabilidad sobre si hay que documentarlos o no recae enteramente sobre la empresa, que determinará si es relevante asegurar el cumplimiento de los resultados del proceso con el procedimiento adecuado.

El hecho de tener en cuenta los procesos como parte fundamental de la gestión de calidad y la comprensión de lo que es un proceso, son algunos de los principios de la norma ISO 9001:2015. Una vez que se conocen los procesos, es más sencillo realizar actividades y, a su vez, saber si esos procesos necesitan ir acompañados de algún procedimiento, para, finalmente, decidir si la empresa debe documentarlos con la intención de llevar un seguimiento más certero de si se cumplen los objetivos propuestos o no.

A pesar de todo esto, cuando una organización decide implantar un Sistema de Gestión de la Calidad, suele contar ya con algunas políticas o procedimientos para controlar su documentación y asegurar que se manejen versiones vigentes de manuales teóricos y administrativos de la misma. Normalmente, cuentan también con procedimientos para el control de los productos o servicios, y que estos se realizan tal y como se planteó, para que, en caso de no ser así, tomar las medidas pertinentes para solucionar los problemas detectados.

Software ISO 9001

La diferencia entre proceso y procedimiento puede llegar a ser muy compleja. Por ello, recomendamos el uso del Software ISOTools Excellence, que facilita no solo la  implementación de estos enfoques, sino que también facilita los trámites. Consiguiendo así un importante ahorro de tiempo.