¿Cómo gestionar el conocimiento organizacional?

Conocimiento organizacional

En el apartado 7.1.6 sobre gestión del conocimiento organizacional, es el aspecto más novedoso que añadió la norma ISO 9001 2015 ya que no se contemplaba en ediciones anteriores. Los requisitos se concretan en tres puntos:

• Identificar el conocimiento organizacional necesario para realizar la operación de los procesos de negocio de la organización y la conformidad de los productos y servicios.
• Gestionar los conocimientos de forma que se mantengan y se pongan a disposición de quien los requiera en la empresa.
• Establecer, según con el contexto cambiante, los mecanismos para mantener actualizados todos los concomimientos que existen y conseguir aquellas adiciones que se necesiten.

Para poder documentar de forma rápida el cumplimiento de los requisitos normativos, ha sido posible gracias al camino que se recorre de forma previa por la empresa. Las claves del éxito han sido:

• Impulso de la alta dirección: el director de la organización debe contar con una visión suficiente para impulsar y liderar la introducción de la gestión del conocimiento en la empresa con un enfoque de acción.
• Presión del mercado: la gestión del conocimiento se convierte en los últimos años en un factor competitivo, ya que las licitaciones internacionales de grandes obras, se exige a las empresas que aporten y demuestren las prácticas que llevan a cabo.
• Asignar responsabilidades: se debe crear una unidad organizativa específica en gestión del conocimiento con nivel directivo y se abre un proceso de selección de la persona que asume la responsabilidad en la materia. Siempre ha habido una pugna respecto al tipo de profesional que debe estar al frente de la gestión del conocimiento. En la organización, se establece como prioridad compartir el conocimiento que se encuentre disponible poniendo en relación información, medio tecnológicos y personas, por lo que la responsabilidad de liderar el proyecto recae sobre el profesional de información que se encuentre cualificado.
• Definir el modelo y el plan de actuación: se debe organizar un equipo de trabajo, con personal interno y el apoyo de consultores externos, que trabaja desde un inicio en la definición de la estrategia de gestión del conocimiento, se debe alinear con los objetivos de negocio y acompañada de un plan de acción. El reto, es involucrar, entender y trasladar las necesidades de los usuarios finales a los responsables de tecnología de la información, con el fin de implementar herramientas necesarias, y por otro lado, incorporar las aportaciones y la participación como elemento más de gestión y evaluación de recursos humanos.
• Gestión del cambio y formación: para conseguir la implementación efectiva de la gestión del conocimiento se vio que era necesario contar con mucha formación, concienciación y apoyo a los usuarios en los pasos iniciales. También en este caso, las acciones realizadas se apoyan en la tecnología, y se acordaron con el área de recursos humanos quedando insertas en el marco de la política de formación e incentivos de la organización. Es necesario un trabajo de fondo hecho y simplemente se ha tenido que documentar los existente, sistematizar los indicadores y organizar las evidencias de las acciones llevadas a cabo para facilitar su puesta a disposición para los auditores. De forma segura esta experiencia no sea la práctica general, pues son pocas las empresas grandes que cuentan con sistemas de gestión del conocimiento implementado en la práctica. En el caso de las pymes, la mayoría debe comenzar desde cero para cumplir estos requisitos de forma real. Y hacerlo de una manera real significa no limitarse a la redacción de un procedimiento para pasar el examen de la auditoría, sino tomando las medidas necesarias para hacer de la gestión del conocimiento una práctica sistemática en la empresa.

Asumir por parte de los directivos de la organización la importancia del conocimiento como recurso clave de la organización, y por tanto la necesidad de gestionarlo y asignar responsabilidades en la materia:

• Diseñar y definir un modelo de gestión del conocimiento
• Implantar unas acciones de gestión del conocimiento de forma efectiva y orientadas a resultados. La gestión del conocimiento debe ser asumida por profesionales cualificados y el profesional de la información puede convertirse en una pieza clave tanto en los aspectos estratégicos de definición como en los modelos de gestión.

Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015

Cumplir con cada punto de ISO 9001, como el de política de calidad, para sacarle el máximo partido a un SGC, parte de conocer cada requisito con profundidad y cómo aplicarlo. En este sentido, seguir un programa formativo como el Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 puede ser de gran valía.

Además, este programa, diseñado por profesionales y para profesionales, cuenta con el valor añadido de ofrecer una doble titulación. Por una parte, el alumno recibe el certificado  del diplomado expedido por la Escuela Europea de Excelencia, y por otra el de Auditor Interno de ERCA, que faculta al estudiante para practicar auditorías internas a un SGC basado en la norma ISO 9001.

Este es un diplomado con plazas limitadas, pero aún está a tiempo de obtener una aquí.