¿Por qué el sistema de gestión de calidad es un aliado en tiempos de crisis?
Sistema de gestión de calidad
De un día para otro nos hemos encontrado teletrabajando. Y esto no era una característica de una o más organizaciones por gusto personal. El repentino escenario del avance de la pandemia originada por el COVID-19 en todo el mundo, ha significado que las organizaciones de segmentos más diversos tuvieron que repensar de forma acelerada no sólo el formato de trabajo.
Para el choque con la nueva realidad también ha estado frenando el pensamiento de los gerentes y la alta gerencia sobre le progreso de los proyectos que involucran una gestión de calidad.
El trabajo que se ha realizado en un equipo reducido que maneja solo las actividades básicas, la baja entrada de recursos financieros, ha resultado en la inseguridad de hacer una nueva inversión en tiempo de inestabilidad económica.
Ahora lo que entra en juego son todas las estrategias con las que garantizar la solidez del negocio, anticiparse a las tendencias, el comportamiento del consumidor y minimizar los posibles impactos que pueden resultar en una crisis.
Esto supone que los proyectos que se dirigen al sistema de gestión de calidad todavía se consideran un gasto secundario en vista de tanto otros problemas pendientes. Después de todo, lo ideal es ver cómo se comportará el mercado en los próximos días para verificar si la inversión con la calidad es factible. Pero esto no es así, se verá que gracias a la gestión de calidad puede ser un gran aliado y no un costo adicional para la organización.
Optimizar los procesos para ahorrar tiempo, dinero y recursos
La gestión de calidad es estratégica en el proceso de toma de decisiones de las organizaciones. Y para las empresas que aún no tienen procesos estructurados, es una buena oportunidad para comenzar y mantener actividades mucho más integradas. Una vez que pueda ajustar estos estándares, también encontrará una mejor rentabilidad mientras ahorra recursos ante un posible escenario de crisis.
Utilizar y abusar de la tecnología para ayudarlo a optimizar procesos, automatizar tareas y delegar responsabilidades. Concretar todas las acciones en un único ambiente online, por ejemplo, también facilita la ejecución y un mayor control de todo el equipo, lo que contribuye a una mejor gestión del tiempo y la participación de los trabajadores para conseguir resultados.
Por lo tanto, es mucho más probable que supere los desafíos cuando utiliza un sistema que permita la flexibilidad para desarrollar acciones y llevar a cabo el seguimiento de los resultados en cualquier momento.
Asegurar la satisfacción de los clientes
El servicio al cliente es uno de los elementos más importantes para elegir y fidelizar a una marca. Muchos clientes no dudan en cambiar de marca debido al mal servicio.
Los números prueban algo que como consumidores experimentamos a diario. Los clientes no dudan en abandonar sus marcas si no les ofrece el producto o servicio de calidad que esperan.
Con un Sistema de Gestión de Calidad que se encuentre alineado con las metodologías del negocio, podrá realizar el seguimiento de las percepciones de clientes, en cuanto a sus necesidades y expectativas.
Contar con indicadores y procesos mapeados, así como mantener decisiones enfocadas al cliente, da como resultado un servicio optimizado y con menos fallas. De esta forma es posible garantizar una mejor experiencia de usuario, mejorando la relación entre la organización y el cliente.
Tratar las no conformidades e invertir en acciones preventivas
Saber cómo lidiar con las no conformidades puede ser el diferencial para una organización que busca minimizar los costos y prevenir problemas. En este sentido, la empresa debe ser proactiva y no reactiva.
Con un sistema de gestión de calidad bien estructurado, la organización puede automatizar procesos y crear planes de acción para resolver problemas. Es decir, tendrá estructurada toda la planificación, ejecución y evaluación. De esta forma, minimiza la incidencia de no conformidades, tratando y eliminando las causas fundamentales, ayudando a mantener los procesos de calidad más efectivos, asignados a la mejora continua, en lugar de centrarse en corregir errores repetitivos. Esto sin considerar el mejor tratamiento de acciones correctivas y preventivas.
Es necesario reinventarse
Ya sea que se teletrabaje o no, las organizaciones no pueden parar.
En este nuevo momento que estamos viviendo a nivel global requiere que las organizaciones evalúen con urgencia sus procesos internos y cómo superarlos en eventos inesperados. En un mercado altamente competitivo, no hay más espacio para las organizaciones que aún tienen acciones incompletas.
Esto también incluye pérdidas debido a una deficiente gestión documental, la falta de planificación de riesgos y reajustes a la hora de trabajar. Nada más debería estar en segundo plano, como correr el riesgo de que la empresa también quede en segundo plano según las preferencias del cliente.
Implantar un Sistema de Gestión de Calidad es transformar una cultura organizacional que proporcionará una nueva visión sobre el negocio y cómo la marca se relaciona con el mercado. Es hora de que los gerentes se involucren a todos los empleados para transformar los procesos de la compañía y hacer que los sistemas de calidad sean altamente efectivos para que puedan ofrecer lo mejor al cliente.
Software ISOTools Excellence para automatizar un SGC
Sabemos lo difícil que puede resultar implementar un Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001. Y más aún, si se inicia el proceso desde cero. Volvemos a recordar que para realizar este proceso correctamente es importante designar a un responsable con los conocimientos apropiados para que facilite el proceso.
No obstante, no basta con conseguirla, sino que hay que mantenerla. Realizar una correcta gestión es imprescindible.
Para solucionar todos los problemas que conlleve esta gestión de su norma, le ofrecemos el software ISOTools Excellence, que a través de sus distintas funcionalidades garantiza una mejora continua, gestión de no conformidades, ahorro de tiempo y dinero y la eliminación de los documentos físicos. Todo esto mientras lo gestiona a través de cualquiera de sus dispositivos incluso sin conexión a internet.
