Los elementos a tener en cuenta al redactar los hallazgos en la auditoría ISO 9001
Hallazgos
Las auditorías de los sistemas de gestión de calidad según ISO 9001 2015 o IATF 16949 2016, tienen entre sus fines el de identificar todas las áreas de oportunidad y comunicarlas a los dueños de los procesos y todos los involucrados para que estas se corrijan o mejoren.
Se trate de una auditoría interna según la norma ISO 9001 o una auditoría de certificación según IATF 16949, ambas deben hacer un diagnóstico de la empresa y documentarlo de forma correcta y clara.
Hallazgos de auditoría
A la hora de evaluar los procesos contra los criterios de auditoría según la norma ISO 9001 2015, el auditor del Sistema de Gestión de Calidad identifica si se cumple con los requisitos o no, y determina los hallazgos de auditoría. Si se cumple con el requisito evaluado será un “hallazgo de conformidad”, si el requisito no se cumple, será un “hallazgo de no conformidad”.
Los hallazgos de las auditorías de la norma ISO 9001 2015 tienen que estar bien fundamentados aplicando la cláusula o requisitos correctos en la situación evaluada y deben estar redactado de una forma fácil de entender. Lo mismo aplica para las auditorías de cualquier otro sistema de gestión como pueden ser los de auditoría IATF 16949, ISO 14001, ISO 45001, etc.
Para conseguir esto es muy importante aplicar los tres elementos clave durante la redacción de hallazgos de auditoría:
- La declaración del hallazgo
- La descripción del requisito evaluado
- La descripción de la evidencia
La declaración del hallazgo
Cuando se lleva a cabo la auditoría interna según el Sistema de Gestión de Calidad es de mucha importancia que los hallazgos se puedan explicar de forma clara y se encuentren perfectamente sustentados de tal forma que cualquiera pueda comprenderlas sin ningún error en la interpretación.
Una declaración simple indicando cumplimiento o incumplimiento que simplemente mencione el tema o requisito siendo de gran ayuda para conseguir este fin.
Algunos de los ejemplos son:
- La empresa no cumple con todos los requisitos de “Revisión por la dirección”.
- El proceso de compras no cumple con todos los requisitos establecidos para seleccionar a los proveedores.
- La empresa cumple con los requisitos de la política de calidad.
La descripción de los requisitos evaluado
Otro elemento fundamental a la reacción de los hallazgos los requisitos son aplicables. Es muy importante que el requisito está bien fundamentado, que sea el requisito correcto y no en otro que por error se encuentre aplicando.
Muchas veces se comete el error de levantar una no conformidad en base a los requisitos equivocado lo cual puede derivar en la anulación de la no conformidad. Esto para un auditor deja ver su falta de experiencia y buen juicio al sancionar las cláusulas o cualquier otro requisito. Para el auditado crea confusión en cuanto que se le está sancionando.
Se recomienda describir de forma literal el segmento de los requisitos que se están evaluando y se asegure que el hallazgo se encuentra claramente relacionado con la declaración del hallazgo de auditoría.
Así, por ejemplo, si una empresa realiza cambios al producto o al proceso sin llevar a cabo un despliegue organizado, planificado y eficaz, cumple con los requisitos de la norma ISO 9001, el auditor puede levantar un hallazgo cuya declaración y requerimiento pudiera ser el siguiente:
- Declaración del hallazgo: la empresa no cumple con los requisitos de la planificación de los cambios.
- Describir los requisitos: cuando la empresa establece la necesidad de cambios en el sistema de gestión de calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de forma planificada.
Existe una relación directa y clara entre la declaración del hallazgo y la descripción de los requisitos. Esto permite un claro entendimiento y el hallazgo se vuelve auto-explicativo.
Descripción de la evidencia
El tercer elemento clave en la redacción de los hallazgos es la evidencia de los cumplimientos o no cumplimiento en su caso. La evidencia tiene que ser objetiva con datos que demuestran la existencia o verdad de los que se está declarando.
La evidencia puede estar fundamentada en los datos obtenidos mediante la observación del proceso, la revisión de los registros o las declaraciones de los hechos que pueden demostrar sin duda lo que se indica en la declaración. Es muy importante mencionar que las declaraciones de hechos por sí solas no son suficiente evidencia por sí solos a menos que se trate para verificar la comprensión o la toma de conciencia de quien declara. Para todos los demás casos será necesario cumplimentar la evidencia con datos observados o documentados.
Si se declara que las personas en la empresa conocen la política de calidad, la evidencia puede ser lo que declaren las personas entrevistadas con respecto a lo que entienden de esta política.
Sin embargo, si se necesita contar con alguna evidencia con la que demostrar un cierto número de mejoras en el proceso, la declaración de hechos queda corta y será necesario complementar con evidencia de cambio en los indicadores del proceso.
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