Ladrones de tiempo en la gestión de la ISO 9001. Cómo identificarlos y evitarlos
Ladrones de tiempo
A la hora de abordar la gestión de la ISO 9001 existe un elemento de gran importancia como es el tiempo. Una gestión eficiente eficaz del mismo a la hora de implementar y gestionar la norma ISO 9001 permitirá evitar los ladrones de tiempo.
Cuando nos referimos a los ladrones de tiempo hacemos referencia a personas, actividades o situaciones concretas que no llevan más que a desperdiciar el tiempo. Para evitar inconvenientes mayores es necesario actuar sobre este tipo de elementos que aparecen de manera inconsciente durante la gestión de la ISO 9001.
A continuación, se presentan 9 ladrones de tiempo bastantes frecuentes, unos externos y otros internos, los cuales se pueden abordar para que dejen de ser un hándicap en la gestión de la ISO 9001.
Interrupciones
Las interrupciones son un ladrón del tiempo externo, además de uno de los más evidentes. Estos se pueden materializar en forma de peticiones de ayuda, llamadas o visitas no pactadas, entre otros. Ante una interrupción es vital mantenerse firme. Hay que tener en mente y ser consciente de que estamos ante un ladrón de tiempo y decidir si se quiere que interfiera en nuestra jornada o no.
Al aparecer una de estas interrupciones, se hará una valoración de si nos encontramos ante una urgencia que requiera ser abordada de inmediato. Si finalmente se decide que no hace falta atenderlo en ese mismo momento, habrá que rechazar la interrupción con firmeza, pero siempre con mucha educación.
Notificaciones
En la gestión de la ISO 9001, otro de los ladrones de tiempo externos son las notificaciones. Estas cuentan con la característica de ser menos urgentes que las interrupciones. Las notificaciones se materializan en mensajería instantánea, correo electrónico, suscripciones o redes sociales, entre otras.
Un primer paso es perder el miedo a desconectarse. Si hay algo realmente urgente, se nos informará en persona o por teléfono. Para combatir estos ladrones de tiempo se puede optar por silenciar todas las notificaciones. Para ello entra en juego el factor de evitar la tentación de consultar si se ha recibido algo.
Reuniones
Uno de los ladrones de tiempo más comunes de su vertiente externa frente a la gestión de la norma ISO 9001 son las reuniones. Al trabajar de manera conjunta con otras personas habrá que asistir a reuniones. Cabe aclarar que las reuniones no son un ladrón de tiempo como tal. Estas lo son únicamente cuando se hacen mal.
Para que las reuniones no pasen a ser un ladrón de tiempo externo hay que considerar tanto la forma como el contenido de las mismas. La forma en lo relativo a la estructura, estableciendo previamente tanto la hora de inicio como la de fin. Los temas que vayan a abordarse habrán de estar bien estructurados y claros.
En cuanto al contenido, cuando se programa y asiste a una reunión todos los participantes deberán de tener una idea clara de cuáles son los puntos que se van a tratar. Teniendo claro esto, cualquier otro asunto se dejará fuera de la reunión.
Urgencias
El cuarto ladrón de tiempo externo contemplado son las urgencias. Es cierto que en ocasiones se dan situaciones inesperadas que han de abordarse de manera inmediata. Sin embargo, el problema radica en que en la mayoría de las ocasiones estas urgencias resultan no serlo tal y como podría creerse en un primer momento, pasando a ser ladrones de tiempo.
Las urgencias suelen nacer de una planificación inadecuada, tareas que en su momento se aplazaron o errores no solventados. En definitiva, fallos que no se corrigieron y se abordaron correctamente en su momento.
Para evitar que las urgencias lleguen a ser un ladrón de tiempo es necesario tener un control absoluto sobre las obligaciones y sus fechas límites correspondientes. Por tener mal agendada una tarea es posible que un quehacer rutinario se convierta en una urgencia.
Organización
En este punto aparecen los ladrones de tiempo internos. La falta de organización implica la pérdida de tiempo. El tiempo se empleará en decidir qué es lo siguiente que he de hacer, en ocasiones dejando otras actividades sin terminar para atender otra de mayor urgencia.
La falta de organización también implica la aparición de urgencias como consecuencia de olvidar ciertos plazos. Para luchar contra la falta de organización se recomienda dedicar un tiempo al inicio del día a planificar y hacer un seguimiento de las actividades que se encuentren en marcha.
Procrastinar
Un error común es aplazar constantemente las tareas que no nos gustan o que resultan más tediosas. Aunque se aplacen una y otra vez, estas tareas no van a desaparecer. Lo único que puede pasar es que en un futuro próximo se acaben convirtiendo en urgencias. Para evitar este ladrón de tiempo hay que mantenerse firme frente a las tareas y obligaciones propuestas.
Toma de decisiones
Tomar decisiones no es tarea fácil y el miedo a equivocarse siempre está presente. Estas circunstancias pueden dar lugar al aplazamiento de la toma de decisiones.
Hay que tener presente que es preferible tomar una mala decisión que no tomar ninguna. Los errores tienen solución, pero la dilatación de la decisión solo dará lugar a un menor tiempo para la toma de acciones correctivas en caso de que sea necesario.
No delegar y decir “sí” a todo
Ambas actitudes suponen una pérdida de parte del tiempo disponible para la gestión de la ISO 9001. El no delegar resulta en una sobrecarga de trabajo, reduciendo el tiempo para abordar tareas realmente importantes. Lo mismo ocurre al decir “sí” a todo. Para luchar contra estos ladrones de tiempo es necesaria una autoevaluación y el mantenerse firme.
Comunicación
La interacción con otras personas en el trabajo de cara a la gestión de la norma ISO 9001 no puede convertirse en un ladrón de tiempo. Es necesario trabajar tus habilidades de comunicación en favor de la productividad.
Hay situaciones en las que por miedo a incomodar a otros se dan demasiadas vueltas a un mismo asunto. Para evitar este ladrón de tiempo es importante hablar con claridad. Con ello se consigue ahorrar tiempo en explicaciones posteriores.
Software ISO 9001
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