Formas de ahorrar tiempo y recursos en la gestión de la norma ISO 9001

Norma ISO 9001

La norma ISO 9001 es el estándar internacional de calidad adoptado por una gran cantidad de empresas y organizaciones. Esta implica la adaptación de empleados, infraestructuras y procesos en pro de lograr su reconocimiento.

Esta es posible implementarla en cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño o sector de actividad. Aunque es totalmente viable que cualquier organización cuente con la certificación ISO 9001, existen una serie de claves para ahorrar tiempo y recursos en su gestión.

Una vez considerada la importancia y la pertinencia de la implementación de la norma ISO 9001, es necesario tomar en consideración algunos aspectos que pueden conducir al ahorro tanto de tiempo como de recursos en la gestión de la misma.

Para comenzar

Previamente a la implementación de la norma será necesario llevar a cabo un diagnóstico inicial para dilucidar en qué punto se encuentra la empresa u organización. Es preciso conocer su estado, especialmente el del sistema de calidad, para saber de dónde se parte.

Será necesario hacerlo de esta forma ya que es posible que se cuenten con elementos que se pueden aprovechar a la hora de llevar a cabo la implementación de la ISO 9001. Habrá ocasiones en que ocurra de otro modo, pero asimismo es posible toparse con otras en las que haya que partir desde cero.

En ambos casos será necesario confirmarlo y tenerlo en cuenta antes de comenzar. El principal objetivo de este diagnóstico inicial es evitar el trabajo en vano para así ahorrar tiempo y recursos.

Conciencia de los beneficios

Para una correcta gestión de la norma es pertinente que las diferentes partes de la empresa u organización tengan conocimiento y conciencia plena de cuáles son los procesos y sobre todo los beneficios que conlleva llevarla a cabo. La adquisición de este conocimiento podrá gestionarse a través de diferentes programas de concienciación dirigidos al conjunto de la empresa para llegar a entender su labor.

El papel de los directivos

El llegar a conseguir un ahorro de tiempo y recursos en la gestión de la ISO 9001 partirá y será posible siempre que comience desde una parte fundamental de la empresa u organización. Esto significa que serán los directivos los que deberán y de los cuales dependerá el compromiso que se establezca con la gestión de la calidad de la empresa.

La elaboración de los procesos y el conocimiento en conciencia de los mismos por parte de los empleados dependerá de la dirección. De igual modo dependerá la estandarización, dirigida al ahorro de tiempo y recursos. En definitiva, puede decirse que el conjunto de todos los recursos de una organización o de una empresa dependen directamente de su dirección, o lo que es lo mismo, en lo relativo a la buena gestión de la ISO 9001, esta dependerá del compromiso establecido por parte de sus máximos mandatarios.

El papel de los empleados

De igual modo que la figura de los altos directivos cobra vital importancia a la hora de llevar a cabo la gestión de la ISO 9001, el papel de los empleados de la empresa u organización también es de gran relevancia. Para el logro de unos buenos resultados el compromiso del total de los actores garantizará de igual modo el conseguir el ahorro de tiempo y recursos. El correcto desempeño de los empleados es de vital importancia.

Según lo establecido por la normativa ISO, cada uno de los trabajadores de la empresa tendrá que mostrar que cuenta con la capacitación para su puesto, así como para llevar a cabo las tareas que tiene encomendadas. Esto podrá llevarse a cabo a través de una descripción previa de cuál es el puesto de trabajo, sus funciones y capacidades para ocuparlo. El correcto papel y desempeño jugado por los empleados es vital a la hora de ahorrar tanto tiempo como recursos en la gestión de la norma ISO 9001.

Formación

Gran cantidad de los procesos necesarios en la gestión de la ISO 9001 pueden pillar por sorpresa al ser nuevos para parte de la empresa u organización. El buen desempeño de los empleados, así como el correcto funcionamiento de los mencionados procesos será posible siempre que se enseñen previamente.

Puede considerarse responsabilidad de la empresa el impartir y proporcionar a sus trabajadores programas de formación para que lleguen a adaptarse lo antes posible a la gestión de la ISO 9001 de manera eficaz.

Documentación

A la hora de hacer una buena gestión de la ISO 9001, primando el ahorro de tiempo y recursos, el análisis y elaboración de la documentación de la empresa permite identificar qué procesos se estaban llevando a cabo de forma incorrecta para poder detectarlos a tiempo y gestionarlos y corregirlos lo antes posible de la mejor forma posible.

Software ISO 9001

Con el fin de poder controlar de una forma sencilla y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones y empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence. Este posibilita y facilita el control del sistema garantizando la obtención de beneficios óptimos.