Planificación de los cambios en la organización con la norma ISO 9001
Norma ISO 9001
En línea con la norma ISO 9001 la organización tendrá que determinar la necesidad de cambio. De esta forma se tendrá que llevar a cabo de forma planificada para alcanzar los objetivos deseados, controlando las consecuencias potenciales.
Uno de los principales objetivos de la norma ISO 9001:2015 es servir como herramienta preventiva. Todo ello con el objetivo de evitar problemas, lo que es posible mediante el enfoque basado en riesgos, entre otras cosas.
En la actualidad es vital que las organizaciones y las empresas cuenten con la capacidad de lidiar con los cambios tanto internos como externos, ya sea para que estos no tengan un impacto negativo o para introducir cambios y aprovechar oportunidades que vayan surgiendo. El Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) tendrá que ser entendido e implementado como un facilitador del cambio.
Planificación de los cambios
Una vez que la organización determina que necesita implementar cambios, se tendrá que hacer una planificación para ello. De este modo, los cambios que se efectúen en la empresa tendrán que ser planificados para asegurar la integridad del sistema de gestión y para prevenir el no cumplimiento de los requisitos.
Los cambios pueden tener diferentes orígenes como puede ser tratar riesgos o eliminar no conformidades. Además, podrán dirigirse a mejorar el desempeño de la Organización o a reaccionar ante distintas circunstancias para asegurar la integridad del sistema.
En la mayoría de las organizaciones la forma de garantizar la eficacia durante la implementación de un plan será documentándolo, asegurando así su seguimiento y ejecución. La extensión de la documentación podrá variar en función de la complejidad del cambio, no obstante documentación de facilitar el cambio, en cualquier caso.
Además de documentar las salidas de la planificación de cambios, también puede ser útil establecer y documentar previamente todas las entradas y salidas que deben ser consideradas en la planificación.
Consideraciones ante la planificación de los cambios
Al planificar los cambios necesarios, la organización tendrá que tener en cuenta las siguientes consideraciones.
- El propósito de los cambios. Habrá que plantearse por qué se va hacer y qué se pretende con el cambio.
- Potenciales consecuencias. Teniendo en cuenta cuál puede ser el impacto del cambio en la eficacia de los procesos; en la conformidad de los productos y servicios; sobre los clientes y otras partes interesadas; y en los objetivos de la calidad y en las acciones para alcanzarlos. También habrá que prever qué es lo que más puede verse afectado y qué puede salir mal durante el cambio.
- La integridad del SGC. Valorando cuál es el impacto en el SGC, si implica nuevas formas de proceder y si se aplican las disposiciones actuales del SGC. También habrá que determinar quiénes son las personas, las funciones y los niveles involucrados.
- La disponibilidad de recursos. Determinando cuáles son los recursos necesarios para el cambio, incluyendo a las personas, y si esto supondría una modificación en sus competencias, equipos o infraestructuras.
- La asignación de responsabilidades y de autoridades. Habrá que valorar si el cambio tiene implicaciones en la asignación de responsabilidades y autoridades y si es necesario revisar o crear otras nuevas.
Buenas prácticas para la planificación de los cambios
- Determinar cuáles son las entradas y salidas a considerar en la planificación de los cambios. Aunque no es un requisito de la norma ISO 9001, es recomendable mantener esta información documentada, para orientar las personas involucradas en la planificación del cambio.
- Pensar en los riesgos que involucra y en las posibles consecuencias no planificadas.
- Describir al detalle los cambios que deben realizarse.
- Planificar el cambio en equipo asegurando que se dispone de los conocimientos y las competencias necesarias para el éxito.
- Documentar la salida de la planificación incluyendo inspecciones de conformidad, tareas, cronograma, responsabilidades, autoridades, presupuesto, recursos y la información necesaria, entre otros. Aunque no es un requerimiento de la norma ISO 9001, funciona como una herramienta de comunicación entre los participantes, facilitando la realización de las tareas a su debido tiempo.
- Comunicar el cambio a las partes interesadas tanto internas como externas.
- Analizar la eficacia del cambio, valorando si se ha alcanzado su propósito y si tuvo algún impacto negativo en los productos y servicios, en el SGC o en la organización.
- Analizar la eficacia de la planificación, valorando si las acciones planificadas han sido ejecutadas conforme a lo previsto, en plazo y con los recursos necesarios.
Demostración de la conformidad
En línea con lo establecido por la norma ISO 9001 en materia de planificación de los cambios, la organización tendrá que demostrar lo siguiente:
- Los cambios se llevan a cabo de manera planificada y sistemática.
- Tiene en cuenta el objetivo del cambio y sus potenciales consecuencias, analizando los posibles riesgos involucrados.
- Asegura la disponibilidad y la adecuación de los recursos necesarios para el éxito, incluyendo personas con conocimientos y competencias, equipos, recursos de medición y monitorización e infraestructuras.
- Los cambios están de acuerdo con la política de la calidad, así como los objetivos definidos por la alta dirección.
Software norma ISO 9001
Puede controlar eficazmente el desarrollo del SGC bajo la norma ISO 9001 con el Software ISOTools Excellence. Este permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos resultados.
Cuenta con una serie de aplicaciones que le permitirá analizar datos a tiempo real de una manera gráfica y amigable y compartirlos con otros profesionales en tiempo real.
