Apoyo en la ISO 9001: recursos, competencia, toma de conciencia y comunicación
ISO 9001
Los procesos de apoyo en la ISO 9001 en ocasiones se encuentran en segundo plano dentro del Sistemas de Gestión de Calidad. Sin embargo, su importancia dentro del SGC para una correcta gestión, control y optimización se ha convertido en un fuerte activo estratégico para cualquier organización o empresa.
Recursos
El apoyo en la ISO 9001 en lo relativo a los recursos de la organización estará vinculado a determinar y poner a disposición los mencionados recursos tanto internos como externos. Estos serán necesarios para la operación y control de los procesos, para garantizar la conformidad de los productos y servicios y la eficacia del sistema.
Competencia
En lo relativo a la competencia la organización determina, adquiere, desarrolla y asegura las competencias de las personas necesarias para el buen desempeño y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). En esta línea las personas son recursos esenciales para el desempeño del SGC.
La norma ISO 9001 se refiere a las personas bajo el control de la organización como todas aquellas que pueden tener impacto en el SGC: internas, independientemente del vínculo contractual; o externas, que estén actuando bajo el control de la Organización. Están incluidas tanto las personas que trabajan en la organización de manera temporal o que realizan procesos y funciones contratados a proveedores externos, para lo que es necesario determinar o especificar las competencias.
Toma de conciencia
Las personas de la organización comprenden y son conscientes de su contribución para la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar su desempeño. Esta sección de la norma ISO 9001 especifica que los trabajadores y trabajadoras deben tomar conciencia de los siguientes elementos:
- La política de la calidad de su organización o empresa.
- Los objetivos de la calidad relevantes para sus funciones.
- Su contribución para la eficacia del SGC.
- Los beneficios de la mejora del desempeño.
- Las implicaciones de las no conformidades con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Ser consciente significa tener el conocimiento, entender y mantener presente en la conciencia, actuando en conformidad. El resultado deseado es que los empleados y las empleadas cuenten con la capacidad de ejecutar sus tareas y actividades de forma a que estas contribuyan al alcance de los frutos Sistema de Gestión de la Calidad. Esto contará con el objetivo de mejorar el desempeño.
Para ello tendrán que ser conscientes del impacto que puede causar una desviación de su actividad de cara a las disposiciones planificadas. En esta línea las organizaciones y las empresas necesitan determinar quiénes son todas y cada una de las personas que trabajan bajo su control e identificar las formas más adecuadas de asegurar su conciencia.
Comunicación
La organización deberá comunicar, de manera tanto interna como externa, la información relevante, en el momento justo. Para ello, la empresa tendrá que determinar cuáles son las materias más relevantes para el Sistema de Gestión de la Calidad que se tendrá que comunicar interna y externamente.
Tras ello, será necesario definir quién y cuándo deberá llevar a cabo esta comunicación, cuál es la audiencia y cuál es el medio de comunicación. En cualquier empresa u organización, los empleados y empleadas, incluyendo a la alta dirección, emplean gran parte de su tiempo en comunicar. Los temas que se abordan suelen estar relacionados con clientes, proveedores, requisitos legales, productos y servicios, o problemas de calidad, entre otros muchos asuntos.
La comunicación interna entre los distintos niveles y funciones de la organización tiene como objetivo facilitar una serie de elementos. Entre ellos se encuentra el entendimiento, el alineamiento y la cooperación de todos, para asegurar la implementación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.
En lo relativo a la comunicación externa se incluyen una serie de destinatarios. Estos son los clientes y los potenciales clientes, los proveedores, los inversores, los accionistas o la sociedad, entre otros tantos.
La organización deberá determinar cuáles son sus partes interesadas. Todo ello a la hora de abordar la comunicación externa, en lo relativo al Sistema de Gestión de la Calidad. El grado de formalización y la necesidad de información documentada para la comunicación interna y externa dependerá de la dimensión con la que cuente la organización.
Cabe destacar que esto no es un requerimiento de la norma ISO 9001. A su vez, también dependerá de la naturaleza de sus actividades. Será responsabilidad de la propia compañía la definición de cuál es la metodología más adecuada.
Software ISO 9001
El Software ISOTools le permite automatizar un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001. Este software está especialmente diseñado para responder a los requisitos de esta norma.
