ISO 9001 desde el principio. Análisis del contexto

Análisis del contexto

En la actualidad, la gestión de la calidad es uno de los pilares en la organización, que va relacionado con el crecimiento y logros de esta. La ISO 9001 se utiliza para establecer de manera efectiva un Sistema de Gestión de Calidad, es el estándar internacional publicado por ISO (Internacional Organization for Standardization). Esta norma de gestión de calidad puede ser utilizada para cualquier tipo de empresa, sin importar el tamaño, sector, tipo, entre otros. Puede certificarse desde un autónomo hasta una institución sin ánimo de lucro.

Nueva versión ISO 9001:2015

La ISO 9001:2015 es la versión más actualizada de la norma, por lo que, si se desea implementar en una empresa, se deberá realizar en base a estos requisitos establecidos de la nueva versión, se ha incorporado en el capítulo 4 “Contexto de la organización”.

La norma ISO 9001:2015 propone que toda empresa que lleve su gestión desde la calidad no solo debería tener un análisis dentro de la empresa, sino que también debería establecer y analizar todos estos factores, tanto internos como externos, que pueden afectar a lograr objetivos del sistema de gestión de calidad. Esta debe ser revisada por la organización periódicamente y actualizarla a los cambios que se produzcan.

Claves del análisis de contexto

En la organización existe la necesidad de considerar el contexto interno y externo, así como la relación con todas sus partes interesadas. Debido a que estos factores pueden afectar el sistema de gestión de calidad de la empresa.

Dentro de estos factores podemos considerar:

Factores internos

• Cultura y valores: Una cultura organizacional basada en la meritocracia y con los valores establecidos, integrados en los colaboradores y trasmitidos a los clientes es fundamental para el éxito de la organización.
• Políticas y normas: Cada empresa posee un conjunto de normas, métodos y procedimientos internos que definen la forma de hacer las tareas y trabajos dentro de su estructura.
• Situación financiera: Una mala situación financiera puede limitar el acceso a crédito bancario, y por ende a futuras inversiones para el crecimiento del negocio.
• Estructura organizacional: Una organización sustentada por una importante implicación y liderazgo de la Dirección con un sistema de motivación interna, reduce riesgos de poca productividad y fuga de talento.

Factores externos

• Sistema político: La estabilidad política favorece la inversión de las empresas y el consumo de las personas. Así como también el marco regulatorio, con leyes nuevas o reglamentos que afecten a nuestro negocio, como incremento de aranceles o firma de acuerdos comerciales con otros países.
• Mercado (competencia): Es importante evaluar la competencia y estar actualizados del mercado, ya que esto puede hacer que podamos revaluar nuestras estrategias futuras. El cierre de empresas abre oportunidad de captar nuevos clientes y contratar trabajadores cualificados.
• Entorno ambiental: Los cambios medioambientales pueden también ser un factor de riesgo para nuestra empresa, teniéndolos en cuenta dependiendo del producto o servicio que ofrezcamos.
• Cultura y sociedad: El cliente tiene cada vez más información y cambian sus hábitos constantemente. Esto con los nuevos canales de comunicación puede ser un riesgo o una oportunidad si la empresa no lo afronta de manera adecuada.

Metodologías para realizar el análisis del contexto

Para realizar un adecuado análisis de contexto existen muchas metodologías que la empresa podría utilizar y serviría de base para examinar su contexto, por ejemplo:

• Análisis DAFO: Examinar todas las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que puede tener la organización.
• Estudios de opinión: Encuestas de escalas de actitud de carácter periódico: mensual o anual, pueden ser entrevistas, focus group, entre otros.
• Análisis de la competencia: Estudiar el mercado para estar actualizados de que hace la competencia y que nuevas estrategias podemos utilizar en base a esta información

La norma no indica que se tenga que documentar la metodología que cada empresa utiliza para el análisis de contexto, pero si la información resultante de este. Es importante también que la organización utilice diferentes herramientas que le permitan conocer bien su entorno y, por ende, el impacto que estos puede tener en su éxito en el mercado.

Mantener un análisis de contexto actualizado brinda seguridad para alcanzar logros establecidos para la empresa y tomar en cuenta nuevas acciones de mejora para la continuidad y calidad de gestión de la organización.

Plataforma tecnológica para ISO 9001

Para llevar a cabo la gestión de la norma ISO 9001:2015 e implementar un buen Sistema de Gestión de Calidad en la organización, existen herramientas como la plataforma tecnológica ISOTools. ISOTools automatiza y optimiza el Sistema, aportando beneficios excelentes, eficacia y efectividad. Además permite conseguir el máximo retorno de la inversión, facilitando la toma de decisiones, la gestión del conocimiento y el ahorro de tiempo y costos.