¿Cómo llevar a cabo la gestión de recursos organizacionales con ISO 9001?

Gestión de recursos organizacionales

La implantación del sistema de gestión de la calidad ISO 9001 requiere la aplicación de actividades planificadas bajo una estructura por etapas, donde las tareas se realizan de forma secuencial para obtener los resultados definidos por la dirección.

El orden de ejecución obedece a la dependencia de las tareas y donde una de las variables de mayor impacto es el tiempo.

La responsabilidad adquirida por los interesados ​​en la ejecución de las tareas debe estar sincronizada con el plan definido por el líder del sistema de gestión. Este a su vez tiene el rol de dar seguimiento a los resultados obtenidos, aplicando herramientas que le permitan alcanzar las metas. Además, mediante la identificación de fallas se podrán poner en marcha acciones de mejora que le den eficiencia a la ejecución de las tareas.

Los recursos necesarios para el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad son de diferentes tipos. El líder, con base en el diagnóstico, puede proyectar la cantidad y el tiempo en que serán requeridos, teniendo en cuenta que la gestión de algunos puede tomar más tiempo si tienen que pasar por varios gerentes para su aprobación.

La planificación incluye tareas y plazos que los responsables deben cumplir. Para garantizar el funcionamiento y éxito de la implantación del sistema de gestión de la calidad, la alta dirección debe destinar los recursos necesarios, los cuales, con base en la planificación, podrán estimarse con un porcentaje mínimo de variación que pueda afectar a las finanzas.

Dentro de este proceso existe una relación entre los recursos y los beneficios que se derivan de su uso. Cuanto más eficaces sean en el desempeño de sus funciones y responsabilidades dentro de una organización o proyecto, mayor valor tendrán como inversión por parte de la alta dirección.

Factores para medir la gestión y realizar el seguimiento

Contar con herramientas que ayuden a medir la gestión y realizar el seguimiento depende de varios factores como los siguientes:

• Factor humano

Para cumplir con los objetivos definidos por la alta dirección, es fundamental que la organización cuente con personal con un alto nivel de formación en sistemas de gestión y con capacidad para interpretar y llevar los procesos al cumplimiento normativo.

Es importante que el líder también tenga experiencia para lograr efectividad en las tareas. Es posible que no se logren resultados si alguien tiene que aprender a interpretar reglas en el camino, lo que lo llevará a cumplir con lo solicitado en un tiempo mayor al definido en la planificación.

Se recomienda que las personas asciendan posiciones en la estructura de puestos del sistema de gestión para que puedan adquirir la experiencia mínima requerida que les permita realizar correctamente las tareas.

• Factor de infraestructura

El éxito de las tareas depende de las herramientas que utilice para ejecutarlas y medirlas. Las metodologías permiten ejecutar las tareas de manera ordenada, en base a la prioridad y dependencia entre ellas, por lo que omitir este paso puede generar cuellos de botella, afectando los tiempos planificados y el cumplimiento de objetivos.

El sistema de gestión con su base conceptual permite implementar la transformación digital a través de herramientas tecnológicas que facilitan la ejecución de tareas y la comunicación entre las partes interesadas. Fortalecer esta estructura permite que la organización no solo sea eficaz en la gestión de actividades, sino también eficiente al reducir la cantidad de recursos necesarios.

• Factor financiero

Una de las fases más importantes de ISO 9001 es la gestión de recursos. Es una fase que demanda mucha atención, por lo que es fácil ver cómo podría materializarse este riesgo de alto impacto.

La gestión de los recursos financieros es responsabilidad de la alta dirección, pero le corresponde al líder de su sistema de gestión proporcionar información para que se puedan tomar decisiones. Si no se diagnostican correctamente los procesos y estos no reflejan el estado real de las cosas, puede suceder que no se cuenten con los recursos suficientes en base a lo proyectado en tu planeación.

Por otro lado, podría suceder que se tengan más recursos de los que realmente se necesita, lo que también representa riesgos para la viabilidad del sistema debido a los altos costos de implementación.

El sistema de gestión, como cualquier proyecto, requiere planificación y seguimiento con conciencia, pensando en lo que beneficiará a todos en su organización.

Plataforma tecnológica para la planificación y seguimiento de la ISO 9001

El cumplimiento de la norma ISO 9001 es imprescindible para cualquier empresa que quiera garantizar la calidad de sus productos y servicios. Sin embargo, puede ser difícil de implementar y mantener. Para ayudarte a administrar este proceso de manera más fácil y eficiente, hemos desarrollado la plataforma tecnológica ISOTools, que te permite controlar fácilmente el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001.

La herramienta facilita el proceso de mejora continua en la organización basado en la automatización de procesos y ganancias de eficiencia. Esto significa que podrás desarrollar el cumplimiento normativo según ISO 9001 sin tener que preocuparte de gestionar tú mismo toda la documentación.