¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión documental de un Sistema de Gestión de la Calidad?

Funcionalidades de la gestión documental

Los Sistemas de Gestión de Calidad son soportados por una estructura sólida y precisa en busca de la excelencia, y la satisfacción de la organización donde sean implantados. Esto genera un volumen elevado de información para evaluar, analizar y tomar decisiones con base en ellos. Se necesita el apoyo de una buena gestión documental que facilite y automatice estos procesos, y nos evite posibles errores.

La estandarización necesita sostenerse sobre informes, gráficas, encuestas, proyectos, planificaciones y un largo etcétera de documentación que guardaremos y protegeremos. Es necesario tener a disposición de quien la pueda necesitar, de forma ágil y rápida, todos esos documentos y establecer protocolos de seguridad para que ningún individuo, sin previa autorización, pueda acceder a ellos, manipularlos o usarlos de forma maliciosa.

La norma ISO 9001 recoge una serie de requisitos para que estos procedimientos funcionen de la forma correcta, y así asegurarnos de que el Sistema de Gestión de Calidad cumple los objetivos establecidos dentro de nuestra empresa.

Requisitos de la norma ISO 9001

Entre algunos de esos requerimientos que la norma nos marca podemos enumerar los siguientes:

1. Banco de conocimiento buscando la trazabilidad. Tendrán especial relevancia en momentos de crisis, donde podremos consultar informes previos, mitigar el impacto negativo y prevenir riesgos.
2. Apoyo en las actividades de los procesos a modo de consulta. Los miembros del equipo, trabajadores o colaboradores pueden disponer e interactuar con esta información cuando necesiten.
3. Participación de las partes interesadas. La comunicación y cooperación del equipo será fundamental para poder implementar el Sistema de Gestión de Calidad apropiadamente.
4. La clave para conseguir el éxito pasará por una buena coordinación a la hora de controlar el flujo de información. Los líderes jugarán un papel fundamental en este ámbito.

Errores más comunes en la gestión documental

Es un error común caer en procesos fallidos, que tengan que volver a empezar de cero o cambiar algunas de sus metodologías, a causa del desconocimiento y la falta de experiencia en esta área. Las consecuencias para nuestra organización pasarían por una disminución considerable de la productividad y más cargas para el área de administración.

¿Qué errores son los más típicos a la hora de trabajar gestionando documentación?

• Resistirse a la transformación digital. Muchas empresas le tienen pánico a este proceso porque creen que los ordenadores, o dispositivos electrónicos, son de otro planeta y esto les dificultará sus rutinas. Es un error pensar de esta manera, cuando simplemente estamos saliendo de nuestra zona de confort y eso nos asusta. Este proceso nos ayudará a ser más productivos y enfocarnos mejor en los objetivos.
• Trabajar con papel o imprimir documentación. Si reducimos este tipo de documentación también reduciremos costes, se optimizaría el uso del tiempo y nuestra información no correría el riesgo de deteriorarse.
• La nube es perfecta para guardar toda esa documentación, pero ¡ojo! No sin ordenarla previamente. Es un error común pensar que al tener los archivos digitalizados ya los tenemos bien organizados. No es así, debemos crear un orden que permita su fácil acceso y uso.
• No buscar la transversalidad de la documentación. En la medida de lo posible se unificará y se usará bajo una misma plataforma.
• No tener los procesos y procedimientos definidos, comunicados e interiorizados en el equipo. Es necesario que se trabaje de forma coordinada para conseguir la eficiencia.
• No contar con profesionales especializados en la gestión documental que nos aseguren su tratamiento y procesado experto.

Beneficios de una gestión documental estructurada y ordenada

Debemos tener en cuenta que la persona encargada de documentar debe estar cualificada para ello. Solo así conseguiremos optimizar el proceso consiguiendo automatizar los pasos en el ciclo de vida de cada documento. Además, a través del software podremos controlar todos los cambios que sufra un documento, quién lo ha usado, con qué finalidad y nos facilitará solventar problemas relacionados con el uso.

Será mucho más difícil, por no decir casi imposible, que perdamos algún tipo de información que se encuentre digitalizada, ya que tendremos acceso a copias de seguridad diarias. No hará falta reprocesar información que nos conlleve una pérdida de tiempo innecesaria.

La digitalización ha ayudado también a minimizar los tiempos de recepción y emisión de mensajes e información, con lo cual podemos trabajar con ellos en tiempo real y simultáneamente.

Encontrar la información deseada será una labor mucho más fácil y rápida para los empleados gracias a los motores de búsqueda. El almacenamiento de archivos nos dará la posibilidad de planificar sobre seguro, y así corregir errores pasados.

Software ISO 9001

Para evitar los errores relacionados con la gestión documental que hemos citado con anterioridad es necesario contar con herramientas o soluciones que nos faciliten la gestión. En ISOTools contamos con el Software ISO 9001, que te permitirá mantener ese orden y una estructura específica diseñada para tu empresa a la hora implantar un Sistema de Gestión de Calidad eficaz.

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