Análisis del ISO/DIS 9001. Información documentada
ISO/DIS 9001
ISO/DIS 9001 contiene entre sus cláusulas una séptima nombrada apoyo. De ella hemos tratado ya las cuatro primeras secciones: recursos, competencia, conciencia y comunicación. Solo nos queda ya hablar sobre la quinta: Información documentada.
Se trata de una sección extensa, contiene la siguiente distribución:
- 7.5.1 Generales
- 7.5.2 Creación y actualización
- 7.5.3 Control de la información documentada
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
Según este Proyecto de Norma Internacional, el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización debe incluir:
- Información requerida por esta norma.
- Documentación que la organización considere necesaria para la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.
El alcance de esta información documentada puede variar de una organización a otra por diferentes motivos:
- El tamaño de la organización, el tipo de actividades que desempeña, sus procesos, productos y servicios.
- La complejidad de los procesos y sus interacciones.
- La competencia de las personas.
7.5.2 Creación y actualización
Según ISO/DIS 9001, cuando la organización se dispone a crear y actualizar la información documentada se debe garantizar una correcta:
- Identificación y descripción: título, fecha, autor, referencia…
- Formato y medios de comunicación.
- Revisión y aprobación.
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1 La información documentada requerida para controlar el Sistema de Gestión de la Calidad debe asegurar:
- Que es adecuada para su uso, y está disponible donde y cuando sea necesario.
- Que está protegida adecuadamente.
7.5.3.2 Para el control de la información documentada la organización debe tratar:
- Distribución, acceso, recuperación y uso.
- Almacenamiento y conservación.
- Control de cambios.
- Retención y disposición.
Esto se aplicará también a la información de origen externo que la organización determine como necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad.
Si comparamos este contenido con el mismo del CD 1 podemos ver que solo hay un pequeño cambio de estructura en el apartado 7.5.3. En ISO/DIS 9001 este punto se divide en otros dos más, mientras que en el CD 1 no aparece tal división, el texto se muestra como un único apartado.
La Plataforma Tecnológica ISOTools está preparada para cumplir con este requisito de la Nueva ISO 9001 2015, y llevar a cabo un buen control de la información documentada, mediante la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad.
