Manuales de calidad y procesos

Manuales de calidad

Para instaurar un sistema de gestión efectivo, las empresas deben reflexionar sobre diversos aspectos, tales como el proceso en sí, las políticas subyacentes, el alcance previsto, los procedimientos a seguir y las medidas de control a establecer. Aunque los manuales de calidad no son obligatorios en la nueva versión de la norma, desempeñan un papel crucial como guía para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.

Estos manuales abordan tanto los requisitos internos como los del cliente, así como los necesarios para obtener la certificación, si se busca alcanzarla.

Uso y beneficios de los manuales de calidad

En esencia, se trata de un documento corporativo que destaca los elementos fundamentales del sistema de calidad implementado por la empresa. A elección de la organización, puede adoptar la forma de un documento público que se comparte con clientes actuales o potenciales, proveedores y otras partes interesadas.

Las metas primordiales de este documento son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la calidad de la organización, brindando visibilidad a sus intenciones, y compartir conocimientos y experiencias tanto dentro como fuera de la entidad.

Además, el manual de calidad posibilita que la empresa practique la transparencia, la conformidad y la participación en la consecución de elevados estándares de calidad y mejora continua, conforme a parámetros previamente establecidos. Este manual representa el documento más sujeto a auditorías, ya que ocupa el puesto más destacado en la documentación de las empresas.

Alcance de su empleo

Esta faceta es sumamente adaptable y está estrechamente vinculada al tamaño y complejidad específicos de cada empresa, así como a los propósitos que persigue el documento. Algunas organizaciones optan por ampliar la utilidad de este más allá de la simple documentación de sus sistemas de gestión de calidad.

Cada entidad, por ende, tiene la libertad de determinar el alcance y la ambición de su manual, lo cual, lógicamente, afectará su estructura, los aspectos abordados y su extensión. Es crucial que dicho texto sea elaborado por individuos que posean un profundo conocimiento de la organización.

Dado que el Manual de Calidad constituye el fundamento de todo sistema de calidad, es esencial que vaya más allá de simplemente cumplir con los requisitos de la norma, incorporando aspectos relacionados con las necesidades tanto de los clientes como de la propia organización.

Todo manual de calidad debe reflejar unos elementos esenciales que permitan visualizar los procedimientos destinados a controlar la calidad del producto o servicio ofrecido por la compañía.

En este sentido, el documento debe abarcar tres elementos mínimos:

• La extensión del sistema de gestión.
• Los procedimientos establecidos para el sistema.
• Una descripción de la interacción entre los procesos.

Estructura de los manuales de calidad

Aunque la versión 2015 de la norma ISO 9001 no lo considera como requisito obligatorio, la ISO 9001:2008 proponía un modelo que incluía los siguientes apartados:

1. Título y alcance: Funcionando como un preámbulo o introducción, este apartado presenta el trabajo y su relación con la norma.
2. Tabla de contenido: Enumera las secciones del documento, junto con cualquier información adicional que la empresa considere necesaria para respaldar su Gestión de Calidad.
3. Documentos: Incluye toda la documentación que respalda la certificación en ISO 9001.
4. Política y objetivos: Este apartado recoge la política y los objetivos, proporcionando una visión general sin entrar en demasiados detalles.
5. Estructura: Desarrolla el organigrama de la empresa en relación con el área de calidad, pudiendo incorporar recursos visuales para facilitar la comprensión.
6. Referencias: Establece conexiones con otros textos o manuales que hayan servido como marco de referencia para el manual.
7. Descripción del sistema: Considerada una parte clave del manual, se centra en cada método que la organización emplea para satisfacer sus necesidades en el área de Gestión de Calidad.
8. Anexos: Incluye cualquier texto, informe, valoración o diagrama que respalde el tema central. Es importante tener en cuenta que estos anexos tienen dos audiencias: los auditores y los clientes.

Este esquema podría ser considerado como una guía útil al crear un manual de calidad.

Software de ISOTools para la gestión de la calidad

La Plataforma Tecnológica ISOTools está diseñada específicamente para optimizar la gestión de documentación, mejorar la eficiencia, la rentabilidad y la comunicación, al mismo tiempo que reduce tiempos y costos. El resultado es un impacto positivo a corto y medio plazo en la eficiencia, los costos y la organización en general.

Este sistema automatizado simplifica la implementación, automatización y mantenimiento con el  software para el Sistema de Gestión de la Calidad, proporcionando soluciones efectivas para la creación y administración de procesos documentales, incluyendo el Manual de Calidad.