Nueva ISO 9001:2015 Seguimiento y medición del desempeño ambiental

Norma ISO 9001

Continuando con el proceso de medición, seguimiento y análisis de la nueva ISO 9001 versión 2015, hoy queremos hablarles del seguimiento y medición del desempeño ambiental.

Este requerimiento busca determinar si las actividades o procesos que se llevan a cabo en la organización cumplen con las especificaciones ambientales que le son aplicables. Además, permite identificar aspectos ambientales significativos y las oportunidades de mejora para la gestión de la organización.

Las actividades que se llevan a cabo en este proceso ligado a ISO9001 se agrupan en:

• Seguimiento del proceso.

Se centra en la confirmación de que las actividades que se realizan en la organización cumplen con los criterios operativos y la legislación aplicable. Para ello, se verifica tanto la infraestructura, como los materiales y servicios que se emplean.

En este seguimiento lo primero que se analiza es la dimensión estructural de la organización, es decir, se examinan las funciones y responsabilidades de cada empleado, así como las funciones de las áreas en las que se divide la empresa.

A continuación, se identifican los procesos que se establecen en la organización y se clasifican en procesos estratégicos, claves y de apoyo. Destacar que, para su correcta identificación y clasificación, hay que tener en cuenta el objetivo del proceso, los recursos empleados, la legislación por la que se ve afectado y los documentos que estén relacionados con el propósito escogido.

• Seguimiento de entradas y salidas.

Este seguimiento se realiza sobre los recursos y emisiones que producen las actividades que se realizan, con el objetivo de conocer que impacto tienen en el entorno de la organización.

Para poder llevar a cabo la medición del desempeño ambiental en el entorno del Sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001, hay que establecer unos indicadores que nos den unos datos medibles. Los indicadores se pueden clasificar en:

• Indicadores de Desempeño Operacionales. Hacen referencia a aquellos que recogen información relacionada con el desempeño ambiental de las operaciones que se realizan en la organización, por lo que están íntimamente relacionados con los recursos materiales, infraestructura, transporte, etc. de los que dispone la organización.
• Indicadores de Desempeño de Gestión. Estos indicadores almacenan la información relativa al trabajo que realiza la organización por mejorar el desempeño ambiental de su gestión. Entre los Indicadores de desempeño de gestión tenemos aquellas actividades relacionadas con la capacitación del personal, distribución y manejo sostenible de los recursos, acciones correctivas, relaciones con la comunidad, etc.

Algunos ejemplos de indicadores que se pueden determinar son:

• Adecuación del seguimiento y medición. Determinar cuántos incidentes han sido provocados por elementos o actividades que la organización no recoge en este proceso de verificación. Con ello se puede saber si la organización lleva un control de todas las actividades que se realizan.
• Incompetencias del seguimiento y medición continuo. Realizar inspecciones periódicas para comprobar el grado de cumplimiento de los métodos de seguimiento y medición establecidos.
• Ahorro obtenido a través de la reducción del uso de los recursos, tales como agua, energía.
• Cantidad de materiales peligrosos que se utilizan.
• Número de horas y materiales que el personal emplea en la realización de un producto específico.

Los indicadores que se hayan establecido en la organización deben ser valorados conforme a unos criterios para verificar que responden a las necesidades de la organización. Esos criterios son los que se exponen a continuación:

• Deben ser comparables, para que sean capaces de reflejar los cambios de los impactos que ha producido la organización a su entorno. No olvidar que para que los indicadores se puedan relacionar deben tener las mismas unidades.
• Deben perseguir los objetivos de mejora continua que haya establecido la organización.
• Deben ser precisos, para que los datos obtenidos de los indicadores reflejen los problemas que se quieren solucionar.
• Deben ser continuos y periódicos. De manera que los intervalos de medición no sean tan alejados que los datos resulten obsoletos.
• Deben ser objetivos. Para ello, el mismo indicador puede ser evaluado por distintos observadores y, así, garantizar la objetividad de los resultados.

La proporción y categoría de indicadores irá evolucionando a la vez que se desarrolla el Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 de la organización. En un comienzo, los indicadores estarán relacionados con aspectos básicos que tengan concordancia con los objetivos que la empresa ha determinado. Una vez que la dirección de la organización vaya viendo la utilidad y los beneficios que estos indicadores le aportan, irá creando indicadores más complejos, ya que aumentarán las ambiciones de la organización.

Respecto a todo el proceso que se establece para el seguimiento y medición del desempeño ambiental, la organización debe tener en cuenta:

• Es necesario que todos los elementos de la organización que hayan sido sometidos al procedimiento de seguimiento y medición, esten documentados. Por ejemplo se puede elaborar un inventario en el que se recoja que elemento se ha evaluado y qué medidas se le han aplicado. Esto se puede realizar de dos formas:

o Clasificar los elementos por áreas, como la sección de maquinaria, instalaciones, etc. Y que cada categoría, tenga su método de medición específico.

o Catalogar los elementos por procesos, estableciendo una actividad independiente de seguimiento y medición a cada procedimiento.

• Establecer la periodicidad con la que se van a realizar las mediciones. Esta debe ir acorde al alcance del aspecto ambiental asociado y cumplir con las inspecciones, análisis, etc. que determine la legislación aplicable.

• En el caso de que sea necesario emplear equipos de medida, se debe determinar con claridad el proceso a seguir.

• Todos los resultados que se deriven del proceso de seguimiento y medición deben recogerse en un documento, para que se pueda demostrar el cumplimiento de la legislación.

El registro de los resultados obtenidos se puede reunir en formato papel o con sistemas informáticos como, por ejemplo, un sistema de control de gases contaminantes.

Esta metodología le facilita a la dirección, respecto a ISO 9001, la toma de decisiones y la elaboración de planes de acción para la mitigación de los impactos ambientales que se determinen, con el objetivo de mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de la organización.

Software para ISO 9001

El Software ISO para el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 actualmente da respuesta a las exigencias de la norma internacional ISO 9001:2008. Dicho estándar está en proceso de revisión, tal y como comentamos en este blog, por lo que en un futuro, tras la publicación de la nueva ISO 9001:2015, el software estará optimizado y preparado para lograr el éxito en la gestión de la calidad de cualquier organización.